PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD “PREVENCIÓN TRANSMISIÓN COVID-19”

CONTENIDO

• OBJETIVO………………………………………………………………………………………………………………….. 12
• ALCANCE………………………………………………………………………………………………………………….. 12
• RESPONSABILIDADES………………………………………………………………………………………………. 12
  • NOTARIO – Representante Legal…………………………………………………………………………….. 13
  • TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS……………………………………….. 14
  • CONTRATISTAS – PRESTADORES DE SERVICIO………………………………………………… 15
• DOCUMENTOS DE REFERENCIAS……………………………………………………………………………. 15
• DEFINICIONES………………………………………………………………………………………………………….. 16
• DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES……………………………………………………………………… 17
  • GENERALIDADES………………………………………………………………………………………………. 17
  • MEDIDAS DE PREVENCIÓN………………………………………………………………………………… 18
    • MEDIDAS GENERALES…………………………………………………………………………………… 18
    • MEDIDAS CON EL TALENTO HUMANO………………………………………………………….. 27
    • MEDIDAS EN ESPACIOS…………………………………………………………………………………. 34
    • MEDIDAS DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN…………………………………………………….. 49
  • MEDIDAS DE CONTENCIÓN Y MITIGACIÓN DE CASOS…………………………………….. 54
    • MECANISMOS DE RESPUESTA ANTE UN CASO……………………………………………… 54
    • MEDIDAS DE MITIGACIÓN/CRISIS…………………………………………………………………. 59
  • MEDIDAS PARA LA CADENA DE SUMINISTROS ASOCIADAS

ABASTECIMIENTO………………………………………………………………………………………………………… 60

• MEDIDAS EN ALMACÉN…………………………………………………………………………………. 60

• ATENCIÓN Y EMERGENCIA……………………………………………………………………………….. 62

• RECURSOS…………………………………………………………………………………………………………………. 63
  • PERSONAL………………………………………………………………………………………………………….. 63
  • INSUMOS…………………………………………………………………………………………………………….. 63
• ASPECTOS DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE………………………………………………….. 64
  • ASPECTOS DE SEGURIDAD………………………………………………………………………………… 64
  • ASPECTOS AMBIENTALES………………………………………………………………………………….. 64
• CONTROL DE REGISTROS……………………………………………………………………………………….. 65
• ANEXOS………………………………………………………………………………………………………………….. 69
• CONTROL DE CAMBIOS………………………………………………………………………………………. 138

1 OBJETIVO

Definir los acciones y medidas para implementar en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN para la reducción de la exposición y contagio del CORONAVIRUS (COVID – 19) durante la ejecución de las actividades que se desarrollan dentro y fuera de las instalaciones, garantizando su adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad permanente para satisfacer los requisitos legales aplicables, las normas técnicas, las políticas y los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG SST), en el marco de la emergencia sanitaria, económica y social.

2 ALCANCE

Aplica a todas las actividades de los procesos que se desarrollan en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN.

3 RESPONSABILIDADES

Cada una de las siguientes responsabilidades seran divulgadas a todos los colaboradores y contratistas antes de iniciar actividades, a través de la incorporación de OTRO SI al contrato laboral, con el fin de generar el compromiso de implementación de las mismas.

La implementación de cada una de las siguientes responsabilidades se realizará en cada acción de prevención que se plasme en el desarrollo del presente protocolo con la participación de cada una de las partes interesadas.

3.1 NOTARIO TERCERO DE MEDELLÍN – Representante Legal

1. Adoptar, adaptar e implementar las normas contenidas en el Decreto 000666 de 2020 expedido por el Ministerio de Salud y Protección

2. Capacitar a sus colaboradores, incluyendo los vinculados mediante contrato de prestación de servicios sobre las medidas indicadas en este

3. Implementar las acciones que permitan garantizar la continuidad de las actividades y la protección integral de los trabajadores, contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios, y demás personas que estén presentes en las instalaciones o lugares de

4. Adoptar medidas de control administrativo para la reducción de la exposición, tales como la flexibilización de turnos y horarios de trabajo, asi como propiciar el trabajo remoto o trabajo en casa.

5. Reportar a la EPS y a la ARL correspondiente los casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
6. Incorporar en los canales oficiales de comunicación y puntos de atención establecidos la información relacionada con la prevención, propagación y atención del COV1D-19 con el

fin de darla a conocer a sus trabajadores, contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios y comunidad en general.

7. Apoyarse en la ARL en materia de identificación, valoración del riesgo y en conjunto con las EPS en lo relacionado con las actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

8. Solicitar la asistencia y asesoría técnica de la ARL para verificar medidas y acciones adoptadas a sus diferentes

9. Proveer a los empleados los elementos de protección personal que deban utilizarse para el cumplimiento de las actividades laborales que desarrolle para el

10. Promover ante sus trabajadores y contratistas, que tengan celulares inteligentes el uso de la aplicación CoronApp para registrar en ella su estado de

3.2 TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS

1. Cumplir los protocolos de bioseguridad adoptados y adaptados por el empleador o contratante durante el tiempo que permanezca en las instalaciones de su empresa o lugar de trabajo y en el ejercicio de las labores que esta le

2. Reportar al empleador o contratante cualquier caso de contagio que se llegase a presentar en su lugar de trabajo o su familia, para que se adopten las medidas

3. Adoptar las medidas de cuidado de su salud y reportar al empleador o contratante las alteraciones de su estado de salud, especialmente relacionados con síntomas de enfermedad respiratoria y reportar en

3.3 CONTRATISTAS – PRESTADORES DE SERVICIO

1. Cumplir los protocolos de bioseguridad adoptados y adaptados por el empleador o contratante durante el tiempo que permanezca en las instalaciones de su empresa o lugar de trabajo y en el ejercicio de las labores que esta le

2. Reportar al empleador o contratante cualquier caso de contagio que se llegase a presentar en su lugar de trabajo o su familia, para que se adopten las medidas

3. Adoptar las medidas de cuidado de su salud y reportar al empleador o contratante las alteraciones de su estado de salud, especialmente relacionados con síntomas de enfermedad respiratoria y reportar en

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

• Decreto No.417 (17 Mar 2020) – Declaración Estado Emergencia por COVID-19

• Decreto No.000666 (24 Abr 2020) – Protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19.

5 DEFINICIONES

Asimismo, consagra definiciones relacionadas con la pandemia, entre las que son importantes destacar:

Bioseguridad: Conjunto de medidas preventivas que tienen por objeto eliminar o minimizar el factor de riesgo biológico que pueda llegar a afectar la salud, el medio ambiente o la vida de las personas, asegurando que el desarrollo o producto final de dichos procedimientos no atenten contra la salud y seguridad de los trabajadores

Contacto estrecho: es el contacto entre personas en un espacio de 2 metros o menos de distancia, en una habitación o en el área de atención de un caso de COVID-2019 confirmado o probable, durante un tiempo mayor a 15 minutos, o contacto directo con secreciones de un caso probable o confirmado mientras el paciente es considerado infeccioso.

Desinfección: es la destrucción de microorganismos de una superficie por medio de agentes químicos o físicos.

Desinfectante: es un germinicida que inactiva prácticamente todos los microorganismos patógenos reconocidos, pero no necesariamente todas las formas de vida microbiana.

6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 GENERALIDADES

• Es de carácter obligatorio el cumplimiento de todas y cada una de las medidas establecidas en este

• Es obligatorio el diligenciamiento de todos los formatos (Fisico y/o Virtuales) que en este protocolo se establezcan, sin excepcion

• El éxito de la implementación de dicho protocolo se fundamenta en la comunicación y formación con los colaboradores y su círculo familiar – social con el que comparte diariamente.

• Todos los colaboradores (a todo nivel) deben estar comprometidos con la implementación del presente protocolo, asumiendo las responsabilidades que sean

6.2 MEDIDAS DE PREVENCIÓN

6.2.1 MEDIDAS GENERALES

• Medidas de seguridad y salud en el trabajo para líderes.

Todo el personal que participe en la ejecución de las actividades que se desarrollan en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, debe recibir la INDUCCIÓN del presente PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD COVID-19, incluyendo proveedores y contratistas de la NOTARÍA, con un máximo de 5 personas por grupo, manteniendo una distancia de al menos Dos (2) metros con los demás compañeros. El registro de dicha actividad debe quedar plasmado en el formato SST-F-095 Inducción COVID-19 ó en los mecanismos virtuales que se establescan. La inducción comprende la divulgación de mínimo los siguientes temas:

1. Circular 0017 Expedida por el Ministerio del Trabajo el 24 de febrero de 2020

1. Canales de comunicación dispuestos para el caso en que algún trabajador presente síntomas de enfermedades

• Cada numeral del presente protocolo de Bioseguridad focalizado a la reducción de la exposición y contagio del CORONAVIRUS (COVID – 19) durante la ejecución de las

1. Responsabilidades de cada trabajador (a todos los nivel de la empresa) que participe en el desarrollo de las actividades, establecida en el numeral 3 del presente
2. Políticas de prevención de contagio del COVID-19.

1. Limpieza y desinfección en puestos de trabajo

• Cronograma de Capacitación y Sensibilización

• Consecuencias de incumplimiento protocolo

1. Que hacer en casos de caso sospechoso

1. Que hacer en casos de caso confirmado

1. Elementos de protección personal y su uso

• Funcionamiento del COMITÉ de PREVENCIÓN COVID-19

6.2.1.2 Capacitaciones de los trabajadores.

Las capacitaciones a todos los trabajadores que participen en la ejecución de las actividades de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se realizaran siguiendo los siguientes lineamientos:

1. Todos los días antes de iniciar las actividades laborales, se debe realizar una charlas (Virtual – A travez de video ó presencial) de 5 minutos asociadas a la prevención del contagio del COVID-19 según lo establecido en el cronograma de capacitaciones, la

asistencia del personal se debe plasmar en el formato SST-F-005 Registro de Asistencia ó en los mecanismos virtuales que se establezca. La capacitación presencial se debe realizar por grupos de máximo de 5 personas.

1. Cada mes se repetirá el mismo cronograma, con el animo de fortalecer las buenas practicas de prevención de contagio del COVID-19, con información actualizada por las autoridades

• Para las capacitaciones de: Lavado de Manos y Desinfección de puestos de trabajo, se deberá entregar un FOLLETO VIRTUAL a cada colaborador y semanalmente se deberá realizar seguimiento a la implementación y disponibilidad del

1. Mensualmente el responsable del SG SST realizará socialización Virtual, a los líderes de cada proceso, de las estrategias de prevención y demás medidas propuestas por el Ministerio de Salud y Protección Social, posteriormente dichos líderes se encargarán de transmitir el mensaje a todo el personal que tienen a cargo, dicha socialización debe quedar plasmada en el formato SST-F-005 Registro de Asistencia ó en los mecanismos virtuales que se

TEMA

• Es de carácter obligatorio que todo el personal, directo y/o contratista, participe de las capacitaciones que se establecen en el programa de capacitación COVID-19.

	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26
Inducción COVID-19
Divulgación medidas preventivas COVID 19
Divulgación medidas de Contención del COVID 19
Protocolos cuando se presenten casos sospechosos
Canales de información reportar casos sospechosos
Importancia de cumplir con las disposiciones impartidas por el Gobierno Nacional
Instrucciones para actuar y tomar medidas cuando se presenten casos sospechosos.
Recomendaciones para personal altamente vulnerable al COVID-19
Divulgación de roles y responsabilidades de cada trabajador a todo nivel.

TEMA	DIAS HABILES de EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26
Manejo Integral de Residuos COVID-19
Medidas preventivas en el Uso de Vehiculos
Medidas preventivas en el Hogar
Medidas preventivas en el Uso de Herramientas y Equipos
Medidas preventivas en el Uso e Baños
Medidas preventivas con la comunidad vecina a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN
Medidas preventivas en el Uso de Transporte publico

Instrucciones para el lavado de Manos

Manejo de productos quimicos COVID-19

Uso y Mantenimiento de EPP – COVID-19

Abecé del coronavirus

Salud Mental, Como protegerlaen tiempos de COVID-19

Gestión de Proveedores y contratistas en tiempos de COVID-19

Recomendaciones financieras en tiempos de COVID-19

Recomendaciones con perspectiva Legal

Recomendaciones responsabilidad Civil

Medidas a implementar cuando se presentan casos positivos en la organización

6.2.1.3 Medidas para las Administradoras de Riesgo Laboral – ARL y EPS

Antes de iniciar las actividades en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se deberá solicitar acompañamiento de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la que estamos inscritos ya sea presencial o virtual, donde se plasmen las acciones encaminadas a la prevención del contagio del COVID-19 aplicables a la Organización. Esta solicitud se realizará nuevamente a través de un correo electrónico o a través de los canales establecidos por dicha ARL.

De la asesoría con la ARL se debe dejar registro de la actividad pasmado ya sea en formatos de la ARL o nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el formato SST-F-018 Acta de Reunión.

Todas las recomendaciones emitidas por la ARL se deben implemetar a corto plazo en la Organización y dejar registros de evidencia en los formatos establecidos en el Sistema de Gestion SST.

Dentro de los temas a tratar con la ARL y las EPS mínimo se debe establecer:

• Medidas de prevención del COVID-19, incluyendo a colaboradores expuestos y vulnerables a la infección del COVID-19.
• Identificación, valoración del riesgo en lo relacionado con las actividades de promoción de la salud y prevención de la
• Reporte a la EPS y a la ARL correspondiente los casos sospechosos y confirmados de COVID-19.
• Entre otros.

A continuación se enuncian las medidas que se deben coordinar con la ARL:

• Actualizar la Matriz de identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo DB-001 Matriz IPER, donde incluya la identificación el factor de riesgo biológico por contagio de coronavirus COVID-19 para identificar las actividades de mayor exposición y de este modo determinar los controles a implementar, entre ellos la distribución de espacios de

trabajo y ubicación del personal para el distanciamiento físico de los colaboradores, en concordancia con lo indicado en este.

• Diseñar con la asesoría de la ARL la lista de chequeo para identificar potenciales riesgos y establecer los controles operacionales necesarios antes del inicio de la actividad laboral

• Disponer de un equipo técnico responsable para orientar a sus empresas afiliadas en la gestión del riesgo laboral por exposicíón a COVID-19 que estará conformado por el Asesor de la ARL y el Responsable del SG SST de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN.

• Orientar a los empleadores, contratantes, colaboradores dependientes e independientes afiliados sobre la postura, uso, porte adecuado, retiro, manipulación, disposición y eliminación de los elementos de protección personal, según las instrucciones de las autoridades sanitarias, establecidas por el Ministerio de Salud y Protección

6.2.1.4 Plan de Comunicación.

En la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN solo esta autorizada la divulgación de contenidos informativos provenientes del Gobierno Nacional a través de sus Ministerios, dichos contenidos deberán ser revisados y aprobados por los responsables del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la Organización, para su posterior socialización a todo el personal.

En la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se implementará la siguiente matriz de comunicaciones como plan de comunicaciónes asociado a la prevención del contagio del COVID-19.

MENSAJE	MEDIO	EMISOR	FRECUENCI A	RECEPTOR
¿Que se COMUNIC A?	¿Cómo se COMUNICA ?	¿Quién COMUNICA ?	¿Cuándo se COMUNICA?	¿A quién COMUNICA?
				INTERNAMEN TE	EXTERNAME NTE
Protocolos y medidas de autocuidado a los trabajadores	Reunión Presencial – Grupos de maximo 5 personas	Responsable del SG SST	Mensual	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
	Publicación en cartelera SST de la empresa	Responsable del SG SST	Semanal	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
	Inducción del COVID-19	Responsable del SG SST	Antes de iniciar actividades y la aplicación del protocolo	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
	Entrega de folletos fisicos ó virtuales	Responsable del SG SST	Semanal	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	Familila que convive con el trabajador

MENSAJE	MEDIO	EMISOR	FRECUENCI A	RECEPTOR
¿Que se COMUNIC A?	¿Cómo se COMUNICA ?	¿Quién COMUNICA ?	¿Cuándo se COMUNICA?	¿A quién COMUNICA?
				INTERNAMEN TE	EXTERNAME NTE

Información actualizada emitidad por el Gobierno Nacional a traves de sus Ministerios, asi como en el departamento o Municipio donde opera la organización.	Correo Electronico – Cartelera – Entrega de Folletos	Responsable del SG SST	Semanal	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Capacitacion es asociadas a la prevención del COVID- 19	Capacitación de 5 minutos antes de iniciar actividades diarias – Presencial o Virtual	Responsable del SG SST	Diario	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Censo	Diligenciamien to de Formato (Fisico o Virtual)	Responsable del SG SST	Antes de Iniciar Actividades	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Areas cerradas por presencia de casos sospechosos	Instalación de señalizanción en Area Aislada – Carteleras	Responsable del SG SST	Cuando se confirme casos positivos de COVID-19	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Medidas de prevención al momento de recepción de compras a proveedores	Capacitación formal y presencial o virtual	Responsable del Area de Compras	Posterior a la inducción	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica

MENSAJE

MEDIO

EMISOR

FRECUENCI A

RECEPTOR

¿Que se COMUNIC A?	¿Cómo se COMUNICA ?	¿Quién COMUNICA ?	¿Cuándo se COMUNICA?	¿A quién COMUNICA?
				INTERNAMEN TE	EXTERNAME NTE
Politicas de Prevención Contagio del COVID 19	Inducción del COVID-19 Charlas diarias de 5 minutos Publicación en Cartelera SST de la organización	Responsable del SG SST	Cuando se requiera según el caso.	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Resultados de acciones y medidas para prevenir el contagio del COVID-19	Correo Electrónico Cartelera Reunión Virtual Informe Semanal	Responsable del SG SST	Mensual	A todos los trabajadores de la empresa y a todo nivel jerarquico.	No Aplica
Información de Protocolos a los cliente y comunidad aledaña	Avisos	Responsable del SG SST	Diario	A la comunidad y clientes	No Aplica

6.2.2 MEDIDAS CON EL TALENTO HUMANO

• Riesgo del talento

Antes de iniciar las actividades en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se deberá diligenciar el CENSO DEL PERSONAL con los colaboradores que van a participar en la ejecución de las actividades, dicho censo se realizada con el formato SST-F-097 Censo de Personal COVID-19 ó en los mecanismos virtuales que se establezca, dicha información debe tener controles de confidencialidad.

El censo va a incluir las siguientes variables:

• Nombre

• Numero Telefonico del trabajador

• Persona a quien contactar en caso de emergencia

• Numero Telefonico de la Persona a quien contactar en caso de emergencia

• Edad

• Enfermedades previas

• Estado de Embarazo (Si aplica)

• EPS

• ARL

De acuerdo al censo realizado por la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, se debe identificar las personas altamente vulnerables al contagio del COVID-19, los cuales son los que al menos cumplan con uno de las siguientes condiciones:

1. Ser mayor de 60 años.

1. Tener enfermedad pulmonar.

• Tener enfermedades cardíacas, hipertensión

1. Tener enfermedad renal,

1. Tener enfermedades inmunosupresoras (incluyendo cáncer, trasplante previo, lupus, entre otras).
2. Estar

Una vez identificadas las personas vulnerables de contagio de COVID-19, se debe reasignar sus labores siguiendo el siguiente nivel jerárquico:

1. Priorizarlos y reubicarlos para aquellos turnos o actividades donde tengan menor riesgo de contacto con otras personas, si no es posible pase al numeral
2. Reubicar en Teletrabajo, si no es posible pasar al numeral

3. Aislamiento preventivo en

4. En todo caso, se revisará la situación particular y especialmente si el trabajo desempeñado por el Colaborador puede realizarse remoto o no, perfilando las habilidades en caso de que sea posible desempeñarse en otra función.

Para los grupos vulnerables se deben realizar las siguientes actividades a nivel del hogar con el nucleo familiar que convive el trabajdor:

1. Informar a los familiares las medidas preventivas que debe adoptar el trabajador en el hogar.
2. Entregar folleto informando las medidas preventivas en el

• Realizar seguimiento telefonico, al trabajador vulnerable que esta en su vivienda, almenos cada 2 dias. Se debe diligenciar el formato SST-F-110 Seguimiento de Caso Sospechoso COVID-19.

6.2.2.2 Recomendaciones para el Hogar.

A continuación, se enuncian las siguientes recomendaciones para todos los colaboradores de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN para tener en cuenta en su hogar:

A l salir de la vivienda:

1. Estar atento a las indicaciones de la autoridad local sobre restricciones a la movilidad y acceso a lugares públicos.
2. Visitar solamente aquellos lugares estrictamente necesarios y evitar conglomeraciones de personas.

• Asignar un adulto para hacer las compras, que no pertenezca a ningún grupo de alto

1. Restringir las visitas a familiares y amigos si alguno presenta cuadro

1. No saludar con besos, ni abrazos, ni dar la

1. Utilizar tapabocas en lugares cerrados donde no se pueda contar con una distancia mínima de dos metros entre personas, incluyendo transporte público, supermercados, bancos, entre

A l regresar a la vivienda

1. Retirar los zapatos a la entrada y lavar la suela con agua y jabón.

1. Lavar las manos de acuerdo a los protocolos del Ministerio de Salud y Protección

• Evitar saludar con beso, abrazo y dar la mano y buscar mantener siempre la distancia de más de dos metros entre

1. Antes de tener contacto con los miembros de familia, cambiarse de ropa

1. Mantener separada la ropa de trabajo de las prendas

1. La ropa debe lavarse en la lavadora a más de 60 grados centígrados o a mano con agua caliente que no queme las manos y jabón, y secar por completo. No reutilizar ropa sin antes lavarla.

• Bañarse con abundante agua y jabón.

• Desinfectar con alcohol o lavar con agua y jabón los elementos que han sido manipulados al exterior de la

1. Mantener la casa ventilada y limpiar y desinfectar áreas, superficies y objetos de manera regular.
2. Si hay alguna persona con síntomas de gripa en la casa, tanto la persona con síntomas de gripa como quienes cuidan de ella deben utilizar tapabocas de manera constante en el hogar. El trabajador debe informar a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN el caso en particular.

A l convivir con una persona de alto riesgo

Si el colaborador convive con personas mayores de 60 años o enfermedades preexistentes de alto riesgo para el COVID-19, debe informar a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN y debe extremar medidas de precaución cómo:

• Mantener la distancia siempre mayor a dos

• Utilizar tapabocas en casa, especialmente al encontrarse en un mismo espacio que la persona a riesgo y al cocinar y servir la
• Aumentar la ventilación del

• Si es posible, asignar un baño y habitación individual para la persona a riesgo. Si no es posible, aumentar ventilación y limpieza y desinfección de superficies
• Cumplir a cabalidad con las recomendaciones de lavado de manos e higiene respiratoria impartidas por el Ministerio de Salud y Protección

6.2.2.3 Recomendaciones para el Transporte.

Durante la ejecución de las actividades de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se debe implementar las siguientes recomendaciones asociadas al transporte del personal que labora.

E n transporte particular en carros, motocicletas y bicicletas

Incentivar la movilidad en transportes alternativos de uso individual como bicicleta y motocicleta (sin parrillero), con elementos de protección y seguridad de uso exclusivamente personal.

• En trayectos de desplazamiento cortos, promover la llegada y salida de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN a
• En la media de lo posible, mantener ventilado el vehículo y ventanas abiertas durante los recorridos.
• En la medida de lo posible, mantener la distancia mínima entre personas dentro del vehículo recomendada (por ejemplo, el pasajero puede ir en la parte de atrás).
• En motos y bicicletas, evite transitar con más de una persona en el vehículo (no parrilleros).
• Desinfectar con regularidad superficies con las que tiene contacto frecuente como son las manijas, volante, palanca de cambios, hebillas del cinturón de seguridad, radio, comandos del vehículo, etc. con alcohol o pañitos
• Desinfectar los elementos de seguridad, como cascos, guantes, gafas, rodilleras, entre otros.

E n transporte público

• Todo el personal de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN que utilice transporte público, se le entregará y deberá utilizar gel antibacterial después de entrar en

contacto con objetos o superficies, y se debe utilizar tapabocas y gafas. Es importante evitar llevarse las manos a la cara e intentar mantener distancia de más de Un (1) metro entre personas.

6.2.3 MEDIDAS EN ESPACIOS

• Protocolos de

La NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN diseñará e implementará los siguientes protocolos de Higiene, los cuales seran divulgados a todo el personal, incluyendo contratistas y/o prestadores de servicios, dejando como evidencia de su divulgación en el formato SST-F-005 Registro de Asistencia :

1. SST-P-21 Protocolo para el Lavado de manos

1. SST-P-22 Protocolo para el Distanciamiento social

• SST-P-23 Protocolo para el Uso de EEP y tapabocas

1. SST-P-24 Protocolo para los Procesos de limpieza y desinfección

1. Protocolo desinfección y limpieza de la notaria y de los espacios de trabajo

1. Protocolo de limpieza a la llegada a la notaria

1. Protocolo de limpieza y desinfección de zonas comunes

1. Protocolo de conservación y uso de jabones y desinfectantes

1. SST-P-25 Protocolo para recepción y almacenamiento de insumos y productos

1. SST-P-26 protocolo para el manejo de residuos

• SST-P-27 protocolo para la prevención y el manejo de situaciones de riesgo de

• SST-P-28 Protocolo para la vigilancia de salud de los colaboradores en el contexto del SG SST

1. SST-P-29 Protocolo para el trabajo remoto, a distancia o en casa

1. SST-P-30 Protocolo para el servicios a

1. SST-P-31 Protocolo para los periodos de alimentación

• SST-P-32 Protocolo para el proceso de autenticaciones

• SST-P-33 Protocolo para el proceso de declaraciones extrajuicio

• SST-P-34 Protocolo para la digitalización de anexos escrituración

1. SST-P-35 Protocolo para la inscripción en el registro civil de nacimiento

• SST-P-36 Protocolo para la expedición de copias de registro civil

• SST-P-37 Protocolo para la gestion documental y digitalización

• SST-P-38 Protocolo para la gestión de documentos y archivos contables

6.2.3.2 Clasificación de espacios en instalaciones.

En la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se destinará un lugar para atender y cuidar a los colaboradores que presenten alguna sintomatologia asociada al COVID-19, este espacio contará con los siguiente implementos disponibles:

• 2 sillas para sentarse

• 20 tapabocas desechables

• 1litro de Gel antibacterial

• 1 litro de Alcohol

• Toallas-servilletas desechables

• 5 pares de guantes quirúrgicos

El uso y consumo de los anteriores implementos debe quedar registrado en el formato SST- F-098 Reporte Consumo Materiales para Atención Sintomas COVID ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

6.2.3.3 Medidas de control durante la jornada laboral.

M edidas de control para el ingreso a las Instalaciones

• En la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se deberá realizar diariamente a todos los colaboradores y prestadores de servicio, antes de iniciar las actividades, evaluación de

síntomas o posibles riesgos de contagio entre ellos mismos, se debe verificar los siguientes sintomas:

1. Presencia de tos

1. Dificultad para respirar

• Malestar general, debilidad

1. Dolor de garganta

1. Síntomas relacionados con gripa o posibles

1. Fiebre

• El chequeo diario de los trabajadores debe quedar registrado en el formato SST-F-099 “Chequeo diario Sintomatologia COVID-19” ó en los mecanismos virtuales que se establesca.
• Diariamente se realizará toma temperatura a todos los trabajadores, para lo cual se utilizara termómetros infrarrojo para evitar todo tipo de contacto directo con los trabajadores. En caso de presentarse una temperatura mayor a 37.3 grados, esperar 15 minutos y realizar una nueva toma para confirmar. Quien tome la temperatura debe hacer uso de tapabocas
• Aquellas personas que presenten o reporten temperatura mayor a 37.3 grados centígrados, así como las personas que en el ingreso se detecten con sintomatología o que refieran tenerla, deben ser reportadas al responsable del SG SST para la toma de las medidas pertinentes y la activación del protocolo de respuesta frente a un caso, se debe realizar el

reporte en el formato SST-F-096 “Reporte de personal con sintomatologia COVID- 19” ó en los mecanismos virtuales que se establesca

• Revisar los procesos y requisitos de entrada a las sedes, disminuyendo la necesidad de manipulación múltiple de documentos como carnets. Así mismo, para sitios donde se cuenta con lectores de huella para el ingreso, se deberá realizar proceso de desinfección después de cada uso o revisar alternativas para cambiar este mecanismo de
• Se implementará mecanismos para programar y controlar la entrada de visitantes

/proveedores/ contratistas, evitando ingresos masivos a horas determinadas en las instalaciones. Este ingreso debe ser escalonado para asegurar la distancia mayor a dos metros entre cada persona.

• Si es posible, el tener un mismo orden de ingreso de manera que se limite el número de contactos.
• Proveer tapabocas de protección respiratoria a todo trabajador directo o prestador de servicios que realice actividades que así lo ameriten. Velar porque esto se cumpla rigurosamente. De la entrega de estos EPP se debe dejar registro en el formato SST-F- 100 Control Entrega de EPP
• Asegurar uso de alcohol o gel antibacterial al ingreso de todas las

• Todas las medidas de control al interior de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN

se aplicarán de igual manera para visitantes y contratistas que deban permanecer dentro

de las instalaciones. Visitantes y contratistas deberán llevar consigo los Elementos de Protección Personal que su actividad requiera incluyendo los tapabocas limpios y desinfectados.

• La NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN debe garantizar a través de sus contratistas y prestadores de servicio, el cumplimiento de las medidas de bioseguridad específicas para el personal de

M edidas de control para la salida de las Instalaciones

El siguiente listado de medidas deben contemplarse durante la salida del personal de las instalaciones:

• Lavado de manos con agua y jabón al menos durante 20 a 30

• Poner a disposición de los trabajadores tapabocas para su uso en medios de transporte público.
• En caso de que los trabajadores cuenten transporte privado (Carro, Moto, Bicicletas u otro) deben desinfectar antes del inicio de los traslados y disponer de elementos para la limpieza de
• Se realizará Chequeo de sitomatologia ala salida de las instalaciones, el chequeo debe quedar registrado en el formato SST-F-099 “Chequeo diario Sintomatologia COVID- 19” ó en los mecanismos virtuales que se

6.2.3.4 Control de actividades durante el día

• A cada trabajador se le entregara sus herramientas y equipos de trabajo, dejando registro en el formato SST-F-101 Entrega de Herramienta y Equipos a cada trabajador.
• Semanalmente se realizara inspección de uso de herramientas de trabajo por trabajador, con el fin de que cada trabajador utilice sus herramientas propias o entregadas por la empresa, prohibiendo el traspaso o préstamo de estas entre las personas. Esta inspección se debe plasmar en el formato SST-F-102 Inspección de Uso Herramientas y Equipos por
• Extremar las precauciones de limpieza de herramientas y equipos de trabajo, sobre todo si la utilizan varias personas. De tener que compartirlas, desinfectarlos con alcohol de manera previa y posterior al
• Suspender toda charla, reunión o capacitación que requiera la participación de más de 5 personas.
• Para las charlas con menos de 5 personas, incluyendo la charla diaria, asegurar un distanciamiento mínimo de dos metros entre los asistentes y reforzar las medidas preventivas para enfrentar el COVID-19, tanto en el trabajo como fuera de este, especialmente lo referido a lavado de manos, precauciones al toser y distanciamiento entre personas. Seleccione espacios con ventilación natural y realice limpieza y desinfección de todas las superficies y elementos que se utilicen, previo y posterior a la reunión.

6.2.3.5 Programación de actividades, personal y turnos.

• Se debe desarrollar un modelo de sectorización de áreas o actividades, estableciendo barreras físicas o mediante delimitación de espacio mínimo entre personas (2 metros para tener grupos aislados).
• Se establecen diferentes horarios flexibles de trabajo para evitar aglomeración de trabajadores. Al término de cada turno se debe realizar limpieza y desinfección de áreas de trabajo y de todas las superficies, equipos y herramienta de
• Se establece una programación y gestión de actividades que evite cruces de personal, así como tareas, áreas o labores que agrupen la fuerza de trabajo. Para esto se deberá dividir a los grupos de trabajo en grupos que aseguren que existan “equipos back up o de respaldo” que puedan asegurar la continuidad de las
• Garantizar la suficiencia de sistemas de limpieza y desinfección equipadas con agua, jabón y demás implementos necesarios, en puntos cercanos donde se desarrollan las actividades

Con el fin de cumplir con este ítem se establece el aislamiento social, horarios flexibles y trabajo en casa, teniendo en cuenta el horario de prestación del servicio al público ordenado mediante la Resolución 03525 de 2020 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, esto es, de 8:00 A.M. hasta la 1:00 P.M. El siguiente es el horario establecido hasta nuevas indicaciones:

Colaboradores Tiempo Completo y Mixto.

1. Diego Lubián Puerta Cómbita

2. Narly Marged Valencia Urueña

3. Jessica Julieth Vargas Zapata

4. Sandra Catalina Pino

5. Maribel Cartagena Durango

H orario:

Lunes- Miércoles y Viernes en la Notaría (7:00 A.M. a 1:00 P.M. y de 1:30 P.M. a 4:30) Martes y Jueves (7:00 A.M. a 1:00 P.M. en la Notaria) (3:30 P.M. a 6:00 P.M. en la casa) Colaboradores Tiempo Presencial Notaría:

1. María Melba Mosquera

2. Darlon Andrés Osorio Cadavid

3. Leide Hoana Taborda

4. María Teresa García Hernández

5. Ana María Zapata Montoya

H orario:

Lunes a Viernes en la Notaría: (7:00 A.M. a 1:00 P.M.)

6.2.3.6 Uso de espacios comunes.

• Suspender espacios comunes donde no se tenga control de las medidas de distanciamiento e higiene personal o aquellos que sean en lugares cerrados, con poca ventilación y que no permitan la distancia de más de dos (2) metros entre personas.
• Implementar turnos de almuerzo y toma de refrigerios para evitar la concentración de personas en esos ambientes garantizando una distancia mínima de dos (2) metros entre cada persona en todo
• Desinfectar mesas y comedores antes y después de ser

• Mantener distanciamiento entre mesas de comedores (dos metros) y adaptar espacios al aire
• Velar por el lavado de manos al ingreso y salida de estos espacios, además de promover el uso de utensilios exclusivamente
• Si es posible, servir comida que requiera cocción a altas

• Implementar el uso de cubiertos o vasos desechables o procurar que, si los colaboradores llevan estos utensilios, sean para su uso individual y realicen el lavado
• Los colaboradores que usen implementos comunes como microondas o neveras deberán realizar lavado de manos previo y desinfección de las áreas de contacto

• Definir medidas para consumo de agua y bebidas desde fuentes, dispensadores y/o termos, evitando que bordes de vasos y/o botellas tenga contacto directo con el dispensador.

6.2.3.7 Control en baños.

• Asegurar la disponibilidad permanente de jabón, toallas desechables y canecas de pedal con bolsas de un único uso para disposición de
• Ventilar de manera

6.2.3.8 Elementos de protección personal – EPP.

• Se debe garantizar la provisión y uso por parte de los trabajadores de los elementos de protección definidos por los procedimientos del SG SST que se utilizan de manera
• Los elementos de protección respiratoria se deben utilizar diariamente durante el 100% de la jornada laboral. Estos EPP deben ser de uso personal y deben tener procesos de limpieza y desinfección de acuerdo a su ficha técnica. Diariamente se realizará inspección del Uso Adecuado de los Elementos de Protecció personal y se debe dejar registro en el formato SST-F-103 Inspección del Uso de EPP – COVID-19.
• Hacer entrega de tapabocas a todos los empleados. La entrega estos elementos de protección personal deben quedar registrados en el SST-F-100 Control Entrega de

• La entrega y uso de todos los elementos de protección personal debe ser individual y deben ser desinfectados con alcohol o agua y jabón previo y después de su
• Los trabajadores deben ingresar y salir de las instalaciones de NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN en ropa de transporte (Ropa No utilizada durante la jornada laboral), la cual deben lavar de manera diaria en su hogar. La ropa con que llega el trabajador a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN debe ser almacenada en bolsas plasticas y cerradas Durante la ejecución de las actividades se utilizará la ropa de trabajo, una vez terminada la jornada laboral la ropa de trabajo debe ser almacenada en bolsas para que sean transportadas a sus casas y lavar diariamente. Con lo anterior se debe garantizar el uso de ropa limpia diariamente. Sin embargo, si se presenta un caso positivo en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, la ropa de trabajo de todos los posibles contactos debe ser lavados de manera inmediata.
• Se debe garantizar la provisión y el uso de todos los elementos de seguridad en el trabajo y protección personal dispuestos para el desarrollo de las

6.2.3.9 Comunicación y señalización de medidas de prevención.

• Publicar en la entrada de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN un aviso visible que señale el cumplimiento de la adopción de las medidas contempladas en el presente

protocolo y así como todas las medidas complementarias orientadas a preservar la salud y seguridad en el trabajo durante la emergencia COVID-19.

• Ubicar avisos en los puntos donde se desarrollan actividades de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, las prácticas sugeridas para la prevención del COVID-19, que contenga como mínimo las siguientes recomendaciones:
  • Evitar tocarse los ojos, la nariz y la boca con las manos sin

o Al toser o estornudar: Tosa o estornude en un pañuelo o en la curva de su brazo, no en su mano, y deseche los pañuelos usados lo antes posible en un cesto de basura forrado. Lávese las manos inmediatamente.

• Limpiar y desinfectar objetos y superficies que se tocan con frecuencia usando un aerosol de limpieza, alcohol con una concentración mayor al 70% o jabón.

o No compartir artículos personales o suministros como teléfonos, bolígrafos, cuadernos, elementos de protección personal (EPP), etc

• Evitar saludos comunes, como apretones de

• Lavarse las manos a menudo con agua y jabón durante al menos 20 a 30 segundos, especialmente al momento de ingresar al trabajo, después de usar el baño, previo a entrar en contacto con alimentos, previo y posterior a entrar en contacto con elementos u objetos de trabajo y mínimo cada 3

• Si no hay agua y jabón disponibles utilizar gel antibacterial para manos a base de alcohol con una concentración mayor al 70%.

6.2.3.10 Entrega y Recepción de documentos o correspondencia.

• Para manipulación de documentos (ej. Certificaciones, facturas), palancas, botones o cualquier artefacto con el que haya que interactuar en el contacto con proveedores y clientes, utilizar tapabocas desechable si va a estar a menos de dos (2) metros de personas.
• Evitar tocar la cara entre la recepción del paquete y el lavado de manos. Es importante realizar lavado de manos adecuado posterior a la manipulación de cualquier material externo.
• Disponer de un lugar seguro para la recepción de lo recibido. Estos materiales se pueden mantener en un lugar seguro entre 24 y 72 horas permitiendo la inactivación del virus, o pueden ser desinfectados con

Recepción de documentos en lugar de correspondencia

• En el área de recepción de facturas y correspondencia, se instalarán barreras físicas como:

• Una ventana de vidrio que separe la persona que recibe de las que llevan correspondencia.

o Distanciamiento adecuado para que entre la recepcionista y el mensajero se reduzca la exposición.

• Se debe disponer de alcohol glicerinado en la recepción e informe a la persona que llega que debe desinfectar sus manos
• Del lado de la recepción disponga de un rociador de alcohol con toallas de papel ecológico.
• Se debe solicitar a sus proveedores que la correspondencia llegue en sobres debidamente marcados y no en hojas
• La persona de recepción debe desinfectar el sobre y ubicarlo en su bandeja de

• El mesón de recepción debe ser desinfectado de acuerdo al volumen y cruce de personas entre mínimo 1 hora y hasta 3 veces al día.

E ntrega de productos

• Contar con demarcación de zonas de

• Implementar las medidas preventivas de higiene de manos al ingresar y salir de la

NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN.

• Desinfectar vehículos (Moto, Carro, Bicicleta u otro) al menos 2 veces al día, el conductor del vehiculo debe diligenciar el formato SST-F-104 Desinfección de Vehiculos ó en los mecanismos virtuales que se establesca.
• Promover la entrega digital y electrónica de

• Garantizar distancia mínima de 2 metros entre personas o usar tapabocas si no se mantiene la
• Garantizar que el transporte se lleve a cabo con vehículos sanitizados, y el personal a cargo cuente con Elementos de Protección
• Mantener gel antibacterial disponible para las personas que entren en contacto con el vehículo.
• Realizar desinfección de los vehículos de transporte de personal antes de ser usado y cuando termine su turno o vaya. Se deben usar soluciones desinfectantes aprobadas y hace énfasis en superficies de mayor contacto como manurio, chapas de puertas, manijas o botones de ventanas, barra de cambios, pedales y lavado de las llantas. El conductor del vehiculo debe diligenciar el formato SST-F-104 Desinfección de Vehiculos ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

6.2.4 MEDIDAS DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

• Rutinas de asepsia en los espacios de trabajo e

A continuación se enuncias las medidas de asepsia en los espacios de trabajo que se deben aplicar en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN:

• Asegurar el abastecimiento de jabones de manos, geles antibacteriales, toallas desechables, alcohol con concentración mayor al 70%, limpiadores y desinfectantes de superficies, en todos los lugares de trabajo.

• Extremar las precauciones de limpieza en las instslaciones de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN especialmente las zonas de alto flujo o uso de personal ej: baños, pasillos, etc.

• Se recomienda al personal de limpieza, utilizar los guantes de protección que usa habitualmente, así como los respiradores o mascarillas que utiliza habitualmente o similar, incluyendo los elementos que garanticen su bioseguridad. Los elementos usados deben ser desinfectados con alcohol y si son desechables desecharlos al final de la jornada laboral en la caneca rotulada para la disposición de este tipo de residuo, para dicha disposición se debe diligenciar el formato SST-F-105 Control de entrega de EPP para Disposicion final como residuos ó en los mecanismos virtuales que se establesca. Conjuntamente se deberá capacitar al personal de limpieza de cómo debe realizar la limpieza y la deposición final de los residuos contaminados, según lo programado en el cronograma de capacitaciones establecido en el numeral 2.1.2.

• Desinfectar 2 veces por día las superficies de mayor contacto como mesas o escritorios, perillas de puertas, tableros, dicha desinfección se debe dejar registro en el formato SST- F-106 Desinfección de puestos de trabajo e

• Evitar la limpieza en seco para no remover polvo; realizar arrastre en húmedo y no sacudir.

• Es responsabilidad de cada colaborador, realizar desinfección de sus elementos de trabajo de uso frecuente como, celulares, diademas, esferos, usando alcohol, agua y jabón u otras soluciones aprobadas. formato SST-F-106 Desinfección de puestos de trabajo e implementos ó en los mecanismos virtuales que se

• Evitar elementos innecesarios en sitios de trabajo que puedan albergar el virus como cajas, plástico o materiales

• Proporcionar lugares adecuados para la disposición de pañuelos y elementos de protección personal en canecas separadas y marcadas. Disponer de dichas bolsas de manera adecuada (sellado de la bolsa inicial, poner el material en una segunda bolsa y sellar y marcar esta última para poner en rutas de recolección adecuada para este tipo de residuos de manejo biológico).

• Antes del término de la jornada, aplicar nuevamente limpieza y sanitización según protocolo del Ministerio de Salud y Protección Social, el uso de hipoclorito de sodio al 0.1%, es decir, que por cada litro de agua se deben agregar 20cc de cloro a una concentración de un 5 o 5%.

6.2.4.2 Medidas de higiene en dotación.

Al ingresar todo empleado debe desinfectar sus elementos de trabajo, al igual que el calzado. Estos también se pueden desinfectar con alcohol en concentración mayor al 70%. Dicha actividad se debe dejar registro en el formato SST-F-107 Desinfección y Limpieza de Dotación y EPP ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

6.2.4.3 Manipulación de equipos y herramientas de trabajo.

Cuando aplique la manipulación de equipos y herramientas de trabajo en la ejecución de todas las actividades que se desarrollan en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, se debe implementar las siguientes acciones:

• Se recomienda que, en lo posible, las herramientas de trabajo sean personales ya que puede ser un elemento de transmisión del virus. Para la herramienta de trabajo que sea utilizada por varios trabajadores, se recomienda realizar una limpieza antes de comenzar la jornada laboral, y entre el uso de los trabajadores, en especial la de uso
• Limpiar antes de comenzar las labores todos los utensilios del puesto de trabajo y de las áreas comunes (teclados, mouse, lápices, pantalla de computador) usando toallas desinfectantes o alcohol. Repetir durante al menos dos veces al día (mañana y tarde) y siempre que vaya a ser utilizado por otras

• El responsable de la herramienta y/o equipos de trabajo debe diligenciar el formato SST- F-108 Limpieza y Desinfección de Herramientas y equipos de trabajo ó en los mecanismos virtuales que se

6.2.4.4 Limpieza y desinfección en baños.

En la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se debe implementar las siguientes acciones a sociadas a la Limpieza y Desinfección de los baños:

• Asegurar la disponibilidad permanente de jabón, toallas desechables y canecas de pedal con bolsas de un único uso para disposición de
• Reforzar las rutinas de limpieza y desinfección de baños como mínimo dos veces al día.

La persona encargada de la limpieza de estas instalaciones debe diligenciar formato SST- F-109 Limpieza y Desinfección de Baños ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

• Antes del término de la jornada, aplicar nuevamente limpieza y sanitización. Según protocolo del Ministerio de Salud, se recomienda para sanitización el uso de hipoclorito de sodio al 0,1% (dilución 1:50 si se usa cloro doméstico a una concentración inicial de 5%. Lo anterior equivale a que por cada litro de agua se deben agregar 20cc de cloro a una concentración de un 5%. La persona encargada de la limpieza de estas instalaciones debe diligenciar formato SST-F-109 Limpieza y Desinfección de Baños ó en los mecanismos virtuales que se

6.3 MEDIDAS DE CONTENCIÓN Y MITIGACIÓN DE CASOS

6.3.1 MECANISMOS DE RESPUESTA ANTE UN CASO

En caso de que un colaborador presente síntomas asociados al COVID-19 (tos, fiebre sobre 37.3°C, dolor muscular y dificultad respiratoria, entre otros síntomas de resfriado), se debe aplicar el Protocolo de Notificación de caso sospechoso y se deben implementar las siguientes medidas:

M edidas frente a la persona

Paso 1: Recordar que esta persona probablemente va a estar asustada y vulnerable. Evite exponerlo frente a sus colegas o vulnerarlo de otras maneras. Asegure un trato humanizado. Mantenga en todo momento la confidencialidad del caso, recordando a protección de datos personales y de información médica.

Paso 2: No acercarse a menos de dos metros del colaborador, proveerle tapabocas, solicitarle información básica. Disponer para esta persona el área de cuidado en salud, donde pueda estar cómodo y seguro mientras se determina el punto de traslado y se dispone de un transporte.

Paso 3: Proveer un transporte privado al domicilio con todas las medidas de protección y bioseguridad tanto para quien tiene síntomas como para quien conduce el vehículo (tapabocas, ventanas abiertas, no utilización de aire acondicionado, distancia, lavado de manos y

desinfección del vehículo). Si la persona presenta signos de alarma como dificultad para respirar o lleva más de 3 días con fiebre, solicitar una ambulancia o un transporte privado que lo traslade al hospital.

Paso 4: Implementar el canal de comunicación de dos vías con la persona enferma y tener sus contactos personales. Dar instrucción de quedarse en casa y aislarse según las indicaciones propuestas por el Ministerio de salud. Esta persona puede asistir por ningún motivo a la organización.

Paso 5: Solicitar al colaborador información que pueda ser importante para evaluar el riesgo de la persona y de las personas que puedan haber entrado en contacto con el contagiado, incluyendo posibles contactos, viajes, síntomas, enfermedades preexistentes o estado de embarazo, uso de medicamentos, edad, EPS, entre otros. Se debe diligenciar el formato SST- F-096 Reporte de Personal con Sintomatologia COVID-19 ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

Paso 6: Realizar seguimiento diario del estado de salud de la persona y solicitar que le informe a la EPS o las líneas que han dispuesto las autoridades de salud para reportar y hacer seguimiento al caso y de ser pertinente, se puedan realizar las pruebas que consideren las autoridades. Se debe diligenciar el formato SST-F-110 Seguimiento de Caso Sospechoso COVID-19 ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

Paso 7: Tener la información de cada caso debidamente documentado para su seguimiento y generar lineamientos para la recuperación de la persona trabajadora o aparición de nuevos casos positivos.

Paso 8: En caso de que haya una toma de prueba y que el resultado sea positivo, el colaborador no podrá asistir a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN hasta que reciba atención médica y posterior alta médica y debe seguir las indicaciones médicas dadas por el Ministerio de Salud o por el organismo medico a cargo de su caso, además de avisar inmediatamente el resultado a la empresa.

Paso 9: Si el resultado es negativo, se debe reportar inmediatamente a la empresa, quien puede detener las cuarentenas en quienes se habían considerado posibles contactos. Se debe dejar plasmado el el formato de SST-F-018 Acta de Reunión, el levantamiento de las cuarentenas y su autorizacion para reingresar a las labores.

Paso 10: Realizar un interrogatorio frente a síntomas previo reingreso del personal al área de producción. Se debe diligenciar el formato SST-F-111 Interrogatorio de Reincorporación de Caso Sospechoso COVID-19 ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

6.3.1.1 Medidas frente casos sospechosos.

En caso de que un colaborador presente síntomas asociados al COVID-19 (tos, fiebre sobre 37.3°C, dolor muscular y dificultad respiratoria, entre otros síntomas de resfriado), se debe

aplicar el Protocolo de Notificación de caso sospechoso y se deben implementar las siguientes medidas:

• Notificar a la Entidad de Salud

• Avisar al responsable del SG SST y a la Dirección

• Convocar o constituir por parte de la empresa un Comité para definir las medidas a seguir y acciones a reforzar. Este comité estara conformado por la Dirección General, Un miembro del COPASST y el responsable del SG SST de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN. Cada que se reuna el comité se debe dejar registro en el formato SST-F- 018 Acta de Reunión.

6.3.1.2 Medidas Frente a los posibles contactos.

Se debe controlar flujos de personal que ingresa a las instalaciones de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN, ya sea colaboradores directos, contratistas, proveedores y demás, mediante el diligenciamiento del formato SST-F-112 Control de personal en areas de trabajo ó en los mecanismos virtuales que se establezca, con el fin detectar los posibles contactos con los que haya podido estar esta persona (calificada como caso sopechoso) en los 14 días previos a presentar síntomas, adicionalmente se deben llevar a cabo las siguientes acciones:

• Verificar los contactos. Contacto se define como haber estado a menos de dos metros de distancia de la persona, o haber compartido un espacio cerrado durante un período

prolongado de tiempo. Así mismo, puede haber contactos indirectos al haber entrado en contacto con las mismas superficies o implementos de trabajo, si estos no estaban adecuadamente desinfectados. Elaboración de listado de personas que tuvieron contacto directo con la persona, incluyendo quienes no hayan presentado sintomatología. Se debe diligenciar por area de trabajo el formato SST-F-112 Control de personal en areas de trabajo ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

• Los trabajadores que cumplen con la definición de contacto con la persona sospechosa deben ser contactados por la empresa para determinar acciones particulares descritas en las medidas de aislamiento
• Los trabajadores que hayan estado en contacto directo con el trabajador contagiado deben permanecer en aislamiento preventivo en primera instancia y luego adoptar las medias que la autoridad de salud determine. Mientras se está en proceso de evaluación por parte de la autoridad sanitaria, estos trabajadores no deben asistir a la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN hasta obtener la confirmación del resultado del testeo y luego proceder conforme a lo que determine la autoridad de salud, o hasta que pasen 14 días de cuarentena. Siempre que se informe de la situación a los contactos de debe mantener la confidencialidad de la identidad de los casos.
• Todo contacto y derivación deberá ser no presencial (por teléfono, mensajería, mail, WhatsApp u otros).

• Mantener seguimiento y control, cada 3 (Tres) dias, de reposos/cuarentenas preventivas de trabajadores que estuvieron en contacto con la persona sospechosa de contagio y/o tienen confirmación diagnóstica por parte de la autoridad de

6.3.1.3 Medidas frente a las áreas.

En caso de identificar casos sospechos de COVID-19 se debe cerrar temporalmente todas las áreas en donde haya estado la persona en las últimas 72 horas. Incluya materiales con los que pudo haber entrado en contacto la persona. Se debe realizar un proceso de limpieza y desinfección con desinfectantes de alto nivel (amonio de cuarta o quinta generación) previo al reingreso de otras personas al área, o según lineamientos del Ministerio de Salud y Protección Social. Dichas areas cerradas deben estar plenamente identificadas y demarcadas y comunicar a todos los trabajadores.

6.3.2 MEDIDAS DE MITIGACIÓN/CRISIS

Cuando aparezcan múltiples casos sospechosos o confirmados en NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se deben implementar las siguientes medidas de mitigación:

• Orientar la atención de las personas contagiadas y garantizar que tomen las medidas de aislamiento necesarias y tengan la debida atención.
• Avisar de manera inmediata a las autoridades locales y nacionales, a través de las líneas dispuestas, y actúe de acuerdo a sus
• Coordinar los planes con las EPS e IPS de la zona y las autoridades

• Detectar y documentar todos los posibles casos y sus

• Implementar acciones de comunicaciones para esta

• Aumentar medidas restrictivas para evitar mayor

• Realizar seguimiento y acompañamiento desde la empresa a los trabajadores y

6.4 MEDIDAS PARA LA CADENA DE SUMINISTROS ASOCIADAS ABASTECIMIENTO.

6.4.1 MEDIDAS EN ALMACÉN

• Entrega, carga y descarga de materiales y demás.

N ormas previas a la recepción de pedidos e insumos

• Se debe informar a los proveedores antes de despachar los pedidos que la validación y la recepción de facturas y soportes se hará de manera electrónica. De esta manera, se evita la entrega de sobres y el cruce de documentos. De ser necesario el soporte físico, se debe dejar en sobre sellado en la previamente informada de correspondencia y aplicar el protocolo de desinfección. Esta comunicación se puede realizar vía correo electrónico.

• Informar a los proveedores que la recepción de insumos y materiales en la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN se realizará en orden de llegada y solo se atenderá de a un proveedor a la vez. Esta comunicación se puede realizar via correo electronico.
• Se debe diseñar en el área de ingreso a las instslaciones, un área de recepción de insumos y materiales con las características ajustadas al tamaño de estos. Esta área debe tener 2 espacios como se ve en el grafico siguiente:

6.4.1.2 Gestión del Almacén

• Asegurar la circulación de aire en aquellos espacios destinados para el

• Realizar al menos dos limpiezas de desinfección por día. Se debe dejar registro de esta actividad en el formato SST-F-113 Desinfección de Areas de Almacen ó en los mecanismos virtuales que se
• La persona encargada de almacen deberá usar con

Normas durante la recepción de pedidos

Se debe definir un espacio donde se va a recibir los insumos o material de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN:

• Zona de Descargue o zona sucia: En esta zona los proveedores deben descargar sin ayuda del personal de la NOTARÍA TERCERA DE MEDELLÍN los insumos y materiales.
• Posterior al descargue, el personal de limpieza con las medidas de protección adecuadas, debe desinfectar la caja o embalaje utilizando alcohol al 70%.
• Después debe destapar la caja o el embalaje para los casos que apliquen y retirar los insumos y utilizar el mismo procedimiento. Cada insumo que es desinfectado es ubicado en la zona amarilla o de transición.
• El personal del almacén que recibe habitualmente los insumos, y que no ha tenido contacto con el personal de la zona sucia, debe tomar los insumos recibidos y ubicarlos en los estantes
• El personal debe desinfectar sus manos con gel antibacterial antes y después de recibir los insumos.
• Las facturas o soportes de entrega deberán ser radicados en el área de

6.5 ATENCIÓN Y EMERGENCIA.

• Tener a la mano los teléfonos de contacto entregados por la autoridad competente para la atención de casos y medidas de urgencias, se debe diligenciar el formato SST-F-114

Directorio Telefonicos de partes interesadas y autoridades competentes ó en los mecanismos virtuales que se establesca.

• Tener los contactos de la ARL de la empresa. se debe diligenciar el formato SST-F-114 Directorio Telefonicos de partes interesadas y autoridades competentes ó en los mecanismos virtuales que se
• Realizar verificaciones de estados de salud de colaboradores por personal médico idóneo (enfermeras, médicos, brigadistas). se debe diligenciar el formato SST-F-115 Verificación de Estado medico de trabajadores ó en los mecanismos virtuales que se establesca, dicha verificación debe estar firmada y avalada por personal medico competente.

7 RECURSOS

7.1 PERSONAL

Ver listado de personal

7.2 INSUMOS

Listar Insumos y EPP

8 ASPECTOS DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

8.1 ASPECTOS DE SEGURIDAD

• Asegurar que el protocolo se implemente bajo las directrices del Sistema de gestión de seguridad y Salud en el Trabajo.
• Garantizar que los registros se archiven diariamente según el procedimiento de control de registros.

8.2 ASPECTOS AMBIENTALES

Implementación de las 4 R:

• R: REDUCIR: Gastar sólo lo necesario

• R: REUTILIZAR: Sacar el máximo provecho a todo

• R: RECUPERAR: Volver útil algo defectuoso

• R: RECICLAR: Convertir material usado en materia prima

9 CONTROL DE REGISTROS

IDENTIFICACIÓN		RESPONS ABLE ARCHIVO	ACCE SO		LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO	TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
CÓDI GO	NOMBRE		R	G
SST-F- 005	Registro de Asistencia	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 095	Inducción COVID-19	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 096	Reporte de Personal con Sintomatologia COVID-19	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 097	Censo de Personal COVID-19	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 098	Reporte Consumo Materiales para Atención Sintomas COVID	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel

IDENTIFICACIÓN		RESPONS ABLE ARCHIVO	ACCE SO		LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO	TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
CÓDI GO	NOMBRE		R	G
SST-F- 099	Chequeo diario Sintomatologia COVID-19	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 100	Control Entrega de EPP	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 101	Entrega de Herramienta y Equipos a cada trabajador	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 102	Inspección de Uso Herramientas y Equipos por trabajador	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 103	Inspección del Uso de EPP – COVID-19.	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 104	Desinfección de Vehiculos	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel

IDENTIFICACIÓN		RESPONS ABLE ARCHIVO	ACCE SO		LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO	TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
CÓDI GO	NOMBRE		R	G
SST-F- 105	Control de entrega de EPP para Disposicion final como residuos.	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 106	Desinfección de puestos de trabajo e implementos.	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 107	Desinfección y Limpieza de Dotación y EPP	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 108	Limpieza y Desinfección de Herramienta Menor	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 109	Limpieza y Desinfección de Baños	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 110	Seguimiento de Caso Sospechoso COVID-19.	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel

IDENTIFICACIÓN		RESPONS ABLE ARCHIVO	ACCE SO		LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO	TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL
CÓDI GO	NOMBRE		R	G
SST-F- 111	Reincorporació n de Caso Sospechoso COVID-19	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 018	Acta de Reunion	Responsable del SG SST	X		FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 112	Control de personal en areas de trabajo	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 113	Desinfección de Areas de Almacen	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 114	Directorio Telefonicos de partes interesadas y autoridades competentes	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel
SST-F- 115	Verificación de Estado medico de trabajadores	Responsable del SG SST		X	FISICO: Carpeta AZ – Gestión COVID-19 DIGITAL: Ruta Dropbox: SG- SST/Registros/Prevención COVID-19	Conservación 20 años, Disposición final: Destrucción y Reciclaje de Papel

10 ANEXOS

SST-P-21 Protocolo para el Lavado de manos

SST-P-22 Protocolo para el Distanciamiento social

SST-P-23 Protocolo para el Uso de EEP y tapabocas

SST-P-24 Protocolo para los Procesos de limpieza y desinfección

SST-P-25 Protocolo para recepción y almacenamiento de insumos y productos

SST-P-26 protocolo para el manejo de residuos

SST-P-27 protocolo para la prevención y el manejo de situaciones de riesgo de contagio.

SST-P-28 Protocolo para la vigilancia de salud de los colaboradores en el contexto del SG SST

SST-P-29 Protocolo para el trabajo remoto, a distancia o en casa

SST-P-30 Protocolo para el servicio a domicilio.

SST-P-31 Protocolo para los periodos de alimentación

SST-P-32 Protocolo para el proceso de autenticaciones

SST-P-33 Protocolo para el proceso de declaraciones extrajuicio

SST-P-34 Protocolo para la digitalización de anexos escrituración

SST-P-35 Protocolo para la inscripción en el registro civil de nacimiento

SST-P-36 Protocolo para la expedición de copias de registro civil

SST-P-37 Protocolo para la gestion documental y digitalización

SST-P-38 Protocolo para la gestión de documentos y archivos contables

SST-P-39 Protocolo para el trabajo de forma presencial

SST-P-40 Protocolo para las alternativas de organización laboral.

SST-P-41 Protocolo para la revisión de medidas locativas

SST-P-42 Protocolo para herramientas de trabajo y elementos de dotación

SST-P-43 Protocolo para la interacción con terceros (clientes, proveedores, aliados estratégicos)

SST-P-44 Protocolo para salir de la vivienda

SST-P-45 Protocolo para llegar a la vivienda

SST-P-46 Protocolo para colaboradores que viven con personas de alto riesgo para COVID-19

SST-P-47 Protocolo para el manejo de situaciones de riesgo por parte de la Notaría

SST-P-48 Protocolo para el caso de presentar un Colaborador síntomas compatible con COVID

SST-P-49 Protocolo para el plan de comunicaciones

ANEXOS:

SST-P-21. PROTOCOLO PARA EL LAVADO DE MANOS:

• En la Notaría Tercera de Medellín se dispone desde principios del mes marzo de todos los insumos necesarios para el lavado de las manos: existen en las instalaciones 6 baños con lavamanos, cada uno de ellos con agua limpia, jabón líquido y dispensador de toallas

• Se realizó capacitación para el lavado de manos y existe en cada baño un pendón de plástico con el procedimiento escrito y con dibujos para el lavado completo y adecuado de las manos.
• Así mismo, existe en diferentes puntos alcohol glicerinado en un 70% para el uso de todos los colaboradores. El alcohol glicerinado se debe usar solamente cuando las manos se vean limpias y solamente por 3 veces
• Igualmente, antes de ingresar los usuarios a las instalaciones y después de hacer desinfección de los zapatos, se desinfectan con alcohol
• Se ha instruido para que las manos de laven cada una o dos horas máximo.

• El área de Sistemas y Tecnología ha dispuesto una encuesta digital en tiempo real, para hacer el seguimiento y monitorear que efectivamente se cumpla con el lavado de manos.
• Igualmente, el lavado de manos debe cumplirse cuando estén con trabajo en

• Así mismo y para dar cumplimiento al Protocolo de Bioseguridad, se refuerza la necesidad que deben lavarse las manos después de entrar en contacto con superficies que hayan podido ser contaminadas por otra persona (manijas, pasamanos, cerraduras, transporte) después de ir al baño, manipular dinero y después de antes y después de comer.
• Los domiciliarios tan pronto regresen de hacer sus diligencias deberán lavarse las manos con abundante agua y jabón antes de tocar cualquier

• Se continuarán enviando a través de los diferentes medios de comunicación digitales, especialmente el chat los videos e información importante que son de obligatoria revisión.

SST-P-22. PROTOCOLO PARA EL DISTANCIAMIENTO SOCIAL:

El distanciamiento físico de acuerdo al Protocolo anexo a la Resolución 000666 de 2020, significa mantener un espacio entre las personas fuera de su casa. Para practicar el distanciamiento físico es necesario:

• Los colaboradores DEBEN permanecer todo el tiempo mínimo a 2 METROS de distancia de los demás compañeros y de los
• La Notaría ha organizado locativamente los puestos de trabajo de tal manera que entre los colaboradores existe 2 metros y ha puesto vidrio para no tener contacto directo con los usuarios, estando las sillas de atención fijadas igualmente a 2 metros. Esta norma también aplica al personal del
• El área de SG SST en coordinación con la ARL SURA, realizarán la evaluación de los puestos de trabajo para implementar mayores y mejores controles en los puestos de trabajo, de tal manera que estemos actualizados en el cumplimiento de la normatividad de las autoridades
• Cuando ingresen a la Notaría el grupo que ahora está trabajando, deberán hacer la fila en la acera, sobre la línea negra demarcada en el piso a 2 metros con el fin de guardar el distanciamiento social mientras hacen el proceso de desinfección para el

• Para consumir los alimentos es importante recordar que deben ser en grupos pequeños, sentado en el comedor en zic zac, con distancia de 2 metros en cada uno de los colaboradores y guardar silencio, está prohibido hablar en el área del comedor por cuanto para ese momento no tendrán
• Las capacitaciones y reuniones presenciales se harán excepcionalmente por grupos guardando la distancia social de 2 metros, se procurará que todas las capacitaciones sean virtuales para minimizar los riesgos. En caso de ser necesaria reuniones presenciales, se harán por grupos no mayores de 5
• Los usuarios igualmente deben guardar el distanciamiento físico de 2 metros, y atenderlo en los puestos de trabajo que están protegidos por los
• El vigilante de MIRO SEGURIDAD será responsable de que al ingreso las persona guarden la distancia social de 2 metros, que se encuentra demarcada en el piso con cinta negra y evitar que haya aglomeraciones de

SST-P-23- PROTOCOLO PARA EL USO DE EPP Y TAPABOCAS:

Desde principios del mes de marzo, se definieron los elementos de protección personal EPP que eran necesarios para la prestación del servicio público, de lo cual existe el correspondiente registro, haciendo entrega a cada colaborador de lo siguiente:

• Jabón para limpieza de

• Gel antibacterial con alcohol al 60%

• Paño de microfibra para aplicar jabón antivirus

• Guantes de protección disponibles

• Gafas de protección

• Dos unidades de tapabocas en tela anfluidos y algunos desechables

• Alcohol en diferentes

• Jabón antivirus aprobado por la Federación

Igualmente, el área de Compras y Suministros tiene a disposición el recambio permanente de los elementos para proteger la salud.

Se instruye a los colaboradores para hacer buen uso de todos los EPP entregados.

Con relación al uso de guantes, el Protocolo de Bioseguridad del Ministerio de Salud recomienda utilizarlos en labores de aseo o se van a manipular elementos con residuos, para las demás actividades recomienda el uso de agua y jabón constante.

Los EPP no desechables deberán ser lavados y desinfectados antes de guardarse diariamente, en un área limpia y seca.

Todos los EPP son de uso estrictamente personal, no está permitido compartirlos por su seguridad, en caso de hacer falta por favor dar aviso de inmediato a la Dirección General o al área correspondiente para reemplazarlo.

Se deben continuar con todas las recomendaciones que sobre el uso del tapabocas se ha dado por los diferentes canales de comunicación, recordando que deben salir desde sus casas con el tapabocas puesto, previa lavado de manos y que solo es posible retirarlo para consumir los alimentos durante la jornada de trabajo, con lavada de manos antes y después.

• El uso del tapabocas es obligatorio en el transporte público y en áreas de afluencia masiva de

• El área de SG SST en coordinación con la Dirección General realizará los medios de comunicación que sean necesarios para complementar las técnicas de uso y disposición del
• Es importante consultar las especificaciones de los tapabocas para aprovechar los que realmente protejan la salud, consultando las especificaciones del

PASOS PARA LA COLOCACIÓN Y RETIRO DE TAPABOCAS CONVENCIONALES:

1. Lavarse las manos antes de colocarse el

2. Ajuste el tapabocas si tiene elásticos por detrás de las orejas, si es de tiras se debe atar por encima de las orejas en la parte de atrás de la cabeza y las tiras de abajo por debajo de las orejas y por encima del
3. La colocación debe ser sobre la nariz y por debajo del mentón.

4. NO TOQUE EL TAPABOCAS DURANTE SU USO. SI DEBE HACERLO LÁVESE LAS MANOS ANTES Y DESPUES DE SU MANIPULACIÓN: Todos colaboradores estarán en un plan de capacitación y de concientización los primeros días, en caso de que persista el incumplimiento del protocolo, deberán usar monogafa durante toda la jornada laboral.
5. El tapabocas puede usarse durante un día continuo, pero debe lavarse inmediatamente. En caso de que no pueda lavarse, los colaboradores tendrán 4 tapabocas y se lo pondrán en

orden, es decir, cada 4 días mientras duren, debiendo guardarlo en una bolsa plástica marcada con el número para esperar y colocarse cada cuarto día.

6. Cuando se retire el tapabocas, hágalo de la cinta o elástico, NUNCA TOQUE LA PARTE EXTERNA DEL TAPABOCAS
7. El tapabocas NO se debe dejar sin protección encima de cualquier superficie (mesas, repisas, escritorios, etc.) por el riesgo de
8. Cuando se retire el tapabocas SIEMPRE debe realizarse lavado de manos con agua y jabón contando mínimo hasta 20 segundos de la siguiente manera (1001, 1002, 1003, 1004…hasta 1020), siguiendo los pasos que están pegados en cada uno de los baños.
9. El tapabocas se debe mantener cuando no esté puesto en bolsa. Cuando lleguen a la casa, para retirárselo deben lavarse las manos, retirarlo y guardarlo en una bolsa por 4 días que tenga ventilación en un lugar seguro si no es lavable y se puede reutilizar dada la escasez y si es lavable se debe lavar con agua caliente

SST-P-2- PROTOCOLO PARA LOS PROCESOS DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN:

El Protocolo de Bioseguridad que obra como anexo técnico de la Resolución 000666 de 2020, establece que se debe desarrollar un protocolo de limpieza y desinfección permanente y mantenimiento de lugares de trabajo, que defina el procedimiento, la frecuencia, los insumos, el personal responsable, elementos de protección empleados, entre otros.

• Se debe incrementar la frecuencia de limpieza y desinfección de pisos, paredes, escaleras, pasamanos, paredes, puertas, ventanas, divisiones, muebles, sillas y todos

aquellos elementos con los cuales los colaboradores y los usuarios tienen contacto permanente y directo, especialmente las áreas de atención al público.

• Se debe cumplir con el procedimiento diario de limpieza y desinfección previo a la apertura de la Notaría, durante la jornada laboral y posterior al cierre del establecimiento, incluyendo zonas comunes y mobiliario con los productos de limpieza y desinfección entregados por el empleador, garantizando las jornadas de limpieza y desinfección periódicas durante el día.
• Realizar control de roedores e insectos para evitar la contaminación, revisando el Manual de Plagas del Ministerio de
• Elaborar fichas técnicas e instructivos (idealmente digitales) sobre los procesos de limpieza y desinfección.
• Disponer de paños y uso de desinfectante que permita desinfectar las áreas de contacto, especialmente las manijas, chapas, cerraduras y todas aquellas superficies que son de permanente
• Establecer protocolos de desinfección previos al uso de cualquier elemento o herramienta de
• Las áreas y superficies comunes se deben limpiar primero con un detergente común y luego con el
• Realizar las actividades de seguimiento y monitoreo a través de registros e inspecciones.
• Realizar capacitación a todo el personal con alguien experto en desinfección.

• Los insumos empleados para realizar la actividad (escobas, traperos, trapos, esponjas, estropajos, baldes) deben ser sujetos de limpieza y desinfección constante y periódica.
• Todos los insumos químicos deberán contener con su respectiva hoja de seguridad, donde se consagre dosis y naturaleza química del producto: desinfectantes, aromatizantes, desengrasantes, jabones o

DESINFECCIÓN Y LIMPIEZA DE LA NOTARIA Y DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO

• Se deben utilizar los elementos de protección (monogafas, guantes, delantal y tapabocas)
• Se debe retirar primero el polvo y la suciedad y luego

• Los paños deben estar limpios, hay que dejarlos

• Se deben lavar las manos antes y después de realizar las tareas de limpieza y desinfección, el personal de aseo debe utilizar
• Las superficies del cuarto de baño y el sanitario deben limpiarse y desinfectarse al menos una vez al día.
• Se deben eliminar los guantes desechables y paños desechables en una papelera después de usarlos, si los guantes son reutilizables, antes de quitárselos deben lavar el exterior con el mismo desinfectante limpio con el que realizó la desinfección de superficies y dejarlos secar en un lugar
• Utilizar desinfectante o alcohol al 70% para la limpieza de los objetos, superficies y materiales de uso constante.

• Tener un espacio disponible para los insumos de limpieza y desinfección.

LIMPIEZA A LA LLEGADA A LA NOTARIA:

• Se realizarán turnos para el ingreso cuando esté la totalidad del personal, con el fin de que no existan aglomeraciones al ingreso de la Notaría, en todo caso para ingresar deben guardar la distancia social de 2 metros haciendo fila colocando los pies en los separadores negros que están demarcados con
• Quien sea el responsable de abrir la reja y la chapa de la puerta principal, deberá desinfectar candados antes de tocar y deberá portar guantes desechables para abrir, una vez los utilicé deberán desecharse en las bolsas dispuestas para
• Tan pronto abran la puerta principal y antes de ingresar a la Notaría deberán limpiarse y desinfectarse los zapatos con el tapete con desinfectante que se deja listo desde el día anterior.
• Al llegar, todos los colaboradores deberán dejar sus pertenencias como bolsos, maletines, cascos, y demás la zona de ingreso, deberán lavarse las manos con abundante agua y jabón hasta los codos.
• El personal que use transporte público deberá llegar a la Notaría con ropa de calle y ponerse el uniforme en la notaría que esté absolutamente limpio y guardado en
• Una vez realizado el lavado de manos, deberán desinfectar todas sus pertenencias y guardarlos en los casilleros que se dispondrán para ello, ubicando la comida en el lugar que se destinará de tal manera que no junten con la comida de los demás.

• Igualmente deberán desinfectar completamente el celular quitándole el protector mientras se
• Al puesto de trabajo solamente llevarán lo necesario para trabajar, el resto deberá permanecer guardado en los
• Antes de sentarse en el puesto de trabajo, cada Colaborador es responsable de limpiar primero con el jabón entregado y luego desinfectar completamente todo el mobiliario (escritorio, cajones, chapas, perillas, porta papeles, las patas del escritorio, sillas, descansa brazos de las sillas, patas de las sillas y demás elementos que hagan parte del mobiliario), igualmente bibliotecas, archivadores y demás estantes donde guarden documentos. Igualmente deben desinfectar todos y cada uno de los elementos de uso como computador, teclado, cpu, mouse, impresora y lapiceros, sacauñas, cosedora y demás elementos que tengan sobre el
• Para ganar tiempo en el proceso de desinfección y proteger la salud de todos, el Colaborador deberá dejar encima de su escritorio los elementos estrictamente necesarios y que estén debidamente
• El Colaborador deberá revisar qué documentos tienen que ser archivados o reciclados, con el fin de conservar solamente lo
• Deberán abrir las ventanas con el fin de garantizar la ventilación adecuada de la

• Si llevan el porta comida a la cocina, deben desinfectar primero el lugar donde la dejarán.

• Cada elemento de dotación deberá estar debidamente marcado, y está prohibido el préstamo del mismo a los demás compañeros, en caso de que falte deberá informar de manera inmediata al área de compra y suministros para
• Los Colaboradores de las áreas de Registro Civil, Escrituración y Protocolo deberán incluir dentro de la limpieza las maquinas copiadoras y scanner y los archivadores. Las máquinas deberán desinfectarse al iniciar el día, cada dos horas y dejarlas limpias y desinfectadas al terminar la jornada
• Al terminar deberán diligenciar el registro digital de manera

LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ZONAS COMUNES:

• La persona responsable del aseo, deberá tan pronto llegue ponerse el uniforme que deberá tener en el
• Deberá tener el cabello recogido con gorro para protección, tapaboca, monogafa, sin maquillaje, con delantal y
• Deberá limpiar todas las áreas comunes para luego desinfectarlas (pisos, tapete, pasamanos, paredes, baños, cocina, estantería, vidrios de los puestos de trabajo, la acera, mesas del comedor, sillas de uso del público).
• Durante la jornada laboral y en las zonas de atención al público, deberá aplicar jabón y luego desinfección cada 2 horas), igualmente limpiar las superficies de uso del público cada 2 horas y las sillas, lo mismo que los lavamanos pues se usan frecuentemente por los Colaboradores.

• Al finalizar la jornada laboral deberá igualmente dejar todas las zonas comunes limpias y desinfectadas.
• Cada que realice la desinfección deberá diligenciar el registro digital desde su

CONSERVACIÓN Y USO DE JABONES Y DESINFECTANTES:

Se buscará asesoría en internet o con un especialista para conocer cuáles son los jabones y desinfectantes adecuados para el control del COVID-19

• Desde principios de marzo se viene limpiando con un jabón (Ajax reforzado con bicarbonato) y desinfectando con Lysol aprobado por la federación americana, mata el 99.9% de los gérmenes en 30 segundos (bacterias, virus y hongos).
• Igualmente se cuenta la limpieza y desinfección con T5 Green y Quatercide, cada uno tiene su ficha técnica. El T5 Green es un desengrasante a base de solventes derivados de la cáscara de naranja que remueve grasas, aceites y residuos que se adhieren a instrumentos y equipos. El Quatercide que es un desinfectante germicida de uso profesional y de amplio espectro a base de amonios cuaternarios de quinta generación más alcohol isopropílico.
• La persona responsable del aseo y la desinfección deberá tener certificado el conocimiento o en su defecto prepararse y capacitarse dejando las respectivas evidencias.

• Se realizará un registro de cada implemento utilizado con las correspondiente ficha técnica de preparación y
• Se dispondrá de un lugar que cumpla con las especificaciones para el almacenamiento y conservación de todos los insumos de aseo y desinfección, que se encuentre debidamente marcado con las advertencias que se requieran para su uso y preservación de la
• Los implementos de aseo, como escobas, recogedores, traperos, valdes, trapos de microfibra y demás implementos utilizados se deberán dejar limpios al terminar la jornada:
• Se debe tener control estricto de los inventarios con el fin de evitar que

• La persona responsable del almacenamiento debe garantizar la calidad y la higiene de los productos.
• El lugar de almacenamiento debe estar debidamente

• El sitio de almacenamiento debe estar en lugar fresco,

• Digitalmente deben existir las fichas de datos de seguridad de los productos químicos empleados, rotulando todas las diluciones
• La persona responsable del aseo y la desinfección deberá tener capacitación sobre el manejo y disposición de envases de detergentes, jabones y

SST-P-25- PROTOCOLO PARA RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE INSUMOS Y PRODUCTOS:

• La persona responsable de compras y suministros deberá revisar con apoyo del área financiera el listado de todos los proveedores, los productos y la frecuencia de solicitud.
• Los proveedores deberán enviar previamente el respectivo protocolo de bioseguridad, informando toda la cadena del transporte del producto desde que sale de la empresa hasta que llega a la Notaría.
• Asegurarnos que el protocolo de bioseguridad se ajuste a los protocolos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección
• El proveedor deberá enviar las especificaciones del producto y los requisitos de conservación como humedad, calor,
• El responsable de compras y suministros con el apoyo de un funcionario de Protocolo si es necesario, serán los responsables de recibir los insumos, utilizando los elementos de protección personal: deberán tener las gafas de protección, tapabocas, guantes desechables y los elementos para proteger el cuerpo al levantar
• La persona que entregue los insumos, deberá realizar el proceso de desinfección para el ingreso (desinfección de zapatos, lavarse las manos con alcohol glicerinado y deberá tomarse la temperatura)
• Igualmente deberá retirar las cajas o empaques en el punto de desinfección y pasarlas a los recipientes nuestros previamente desinfectados y cargarse en el carro para ser llevados al almacén.

• Los insumos serán recibidos en el área común que hay justo después de la puerta de ingreso. Allí serán inspeccionados y desinfectados para luego enviarlos al lugar destinado para el depósito.
• La persona responsable de los insumos deberá relacionar en la planilla digital, los elementos recibidos, cantidad, fecha, y estado de recepción.
• Después de relacionados serán guardados en el depósito destinado o almacén.

• Este depósito debe estar debidamente señalado, con las estanterías o mobiliarios, de tal manera que sea visible la fecha de
• El responsable del almacén deberá llevar un registro de todos los insumos que tenga, a quién se lo entrega y rendir informes periódicos con el fin de llevar el control del gasto y cadena de entrega y uso del
• El responsable del almacén, deberá poner un sello digital llevando el registro de desinfección de cada uno de los productos.
• Todos los días al iniciar la jornada laboral y antes de terminarla, el responsable del almacén será responsable de la limpieza y desinfección.
• Solamente estará permitido el ingreso al almacén el responsable del mismo y la señora del aseo y desinfección, quienes deben desinfectarse muy bien los zapatos antes de ingresar al depósito.
• El responsable del almacén en coordinación con el área financiera deberá rendir a la Dirección General un informe mensual sobre el consumo y el estado del almacén y los insumos.

• El responsable del almacén deberá comunicar a la Dirección General o a la Coordinación General cualquier novedad en materia de bioseguridad de los insumos almacenados.
• Las solicitudes de insumos deberán hacerse bimensualmente para evitar el recibo frecuente de
• En la medida de lo posible, se deberá coordinar con el proveedor para que los insumos sean recibidos en horarios donde no haya atención de público.
• Cuando el papel que es el mayor insumo que utilizamos sea entregado a los Colaboradores, deberá recordárseles que no pueden compartir el papel entregado con nadie y que serán responsables del almacenamiento temporal mientras lo usan en los respectivos puestos de
• Cada puesto de trabajo tendrá un depósito pequeño debidamente rotulado con el fin de guardar el papel para el uso, debe estar cerrado o con la temperatura establecida por el proveedor con el fin de que no tengan contacto con otras
• Los Colaboradores deberán tener todos sus insumos debidamente guardados y desinfectados, dejando en el puesto de trabajo solamente lo necesario para
• Las resmas de papel y demás insumos deberán almacenarse utilizando sellos resistentes a la manipulación o doble bolsa para garantizar que no exista contaminación de
• Deberá realizarse por el responsable del almacén, un documento que contenga la descripción del sitio de

SST-P-26- PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE RESIDUOS:

• Es importante hacer la lista de los residuos manejados en la Notaría, tales como: papel, plástico, orgánicos como comida, vidrio, cartón, implementos de cómputo, baterías.
• Se implementará un folleto digital con instrucciones precisas para identificar los residuos y separarlos, con el fin que todos los Colaboradores sin excepción lo conozcan y lo
• La persona responsable del aseo y la desinfección deberá tener certificación para el manejo de residuos y el reciclaje o tener capacitación virtual de manera
• Se revisará si los recipientes que existen en la Notaría cumplen con las especificaciones en número, color y espacio, en caso contrario, se dotará cada puesto de trabajo con los elementos necesario para el manejo de residuos, los que deberán estar debidamente marcados con el nombre del Colaborador y señalizados para ser recogidos cada dos horas por la persona responsable del
• El Área de Sistemas y Tecnología diseñará una planilla digital para el registro y control de las
• La persona responsable del aseo y desinfección deberá portar permanentemente los elementos de protección personal EPP para recoger los
• La persona responsable del aseo y desinfección deberá ubicar en contenedores y bolsas diferentes los residuos dependiendo de su clasificación.

• Es muy importante marcar los contenedores de los elementos de protección personal que se vayan a desechar para separarlos de los demás
• Los tapabocas y guantes deben ir separados en doble bolsa de color negra que no debe ser abierta por el personal que realizar el reciclaje de
• Se deben separar los residuos aprovechables como papel, cartón, vidrio, plástico y metal desocupado y seco, que deben ir en bolsa
• Diariamente al iniciar la jornada laboral y al finalizarla, todos los contenedores deben quedar limpios y
• El responsable del aseo y desinfección deberá lavarse las manos cada que realice la recolección de los residuos y marcar en la ficha digital realizada para llevar el registro y el

SST-P-27- PROTOCOLO PARA LA PREVENCIÓN Y EL MANEJO DE SITUACIONES DE RIESGO DE CONTAGIO:

• Como Notaría, y en razón al deber de prestar un servicio público, es necesario que el Área de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, coordine con al ARL y las EPS para que pongan en práctica todos los protocolos de bioseguridad de los procesos estratégicos, misionales (escrituración, registro civil, declaraciones extrajuicio, autenticaciones y trámites no contenciosos (asuntos de familia), así como de los procesos de apoyo ( talento humano, servicio al usuario, compras, infraestructura y tecnología, así como seguridad y salud en el trabajo), con el fin de

aplicar el protocolo de bioseguridad a toda la cadena del proceso productivo, tareas, procedimiento y en los equipos de trabajo dependiendo de cada área y del nivel de riesgo.

• Igualmente, es necesario identificar cada uno de los colaboradores que interactúan en los diferentes procesos a través de redarquías para conocer su estado de salud, edad, sexo, factores de riesgo asociados al COVID-19, hábitos, si conviven con personas mayores de 60 años o con morbilidades y demás aspectos importantes con el fin de valorar el nivel de riesgo y tomar las decisiones correspondientes para prevenir el contagio y así proteger la
• Es importante capacitar y comunicar de manera permanente a través de video en los televisores, correos e imágenes enviados al chat institucional sobre la importancia del distanciamiento social entre los colaboradores y mucho más con los usuarios, así como la prohibición de prestarse los elementos de trabajo para evitar un contacto indirecto.
• Igualmente es necesario revisar cada uno de los puestos trabajos, para que cumplan con los protocolos de bioseguridad y dejar la correspondiente evidencia, esto se hará de manera periódica.

SST-P-28- PROTOCOLO PARA LA VIGILANCIA DE SALUD DE LOS COLABORADORES EN EL CONTEXTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

• El responsable del SG-SST debe genera los instrumentos, revisiones, recomendaciones, sugerencia, auditorías y registros con el fin de asegurar que se cumplan las disposiciones y recomendaciones de las autoridades de salud en relación a la prevención del contagio por COVID-19 y que se encuentran en todos los protocolos de
• Con el fin de establecer un sistema de verificación para el control en el momento de que algún Colaborador señale que es positivo o tenga algún síntoma que lo haga pensar, el responsable del SG-SST deberá generar la ruta de comunicación con el fin de que el Colaborador ponga en conocimiento de inmediato la situación, a fin de que la Notaría tome las acciones pertinentes para evitar el contagio con otros colaboradores.
• Debe informarse a los Colaboradores que deben llevar un registro digital donde controlen las personas con las que se relaciona y los lugares que visita fuera del lugar de trabajo, con el fin de que lo ponga en conocimiento de la empresa y de las autoridades sanitarias a fin de ubicar la cadena de transmisión del
• Es importante, que todos los Colaboradores señalen sus síntomas o la ausencia de ellos, al inicio y al finalizar su jornada y diligencien el registro elaborado para ello desde su
• Debe tomarse la temperatura como se señaló en el Protocolo de ingreso tanto para colaboradores, personal externo y clientes; en caso de que presenten fiebre ligera 3

° C como lo ha señalado la Organización Mundial de la Salud se debe dar aviso

inmediato al Coordinador General o a la Dirección General con el fin de tomar la decisión que corresponda, en tal caso, se debe esperar unos minutos para tomarla de nuevo y si no baja no será permitido el ingreso.

• No se puede permitir el ingreso a la Notaría de ninguna persona que presente síntomas de gripa o fiebre superior a 37.5°
• Todos los Colaboradores deben hacer el reporte diario digital que implementó la Notaría tanto para los que tengan trabajo presencial como remoto con el fin de informar la temperatura personal y demás aspectos que permitan identificar síntomas y trayectorias de exposición.
• Hacer los controles respectivos del autocuidado en la jornada

• El responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo deberá establecer un canal de información entre la Dirección General, la EPS, la ARL y el Colaborador para que pueda informar cualquier sospecha de síntoma o contacto estrecho con personas confirmadas con COVID-19 y manejarlo de manera confidencial.
• El área de Talento Humano con apoyo del área de Seguridad y Salud en el trabajo, revisará que la base de datos de todos los Colaboradores, contratistas y aprendices esté actualizada, la planilla deberá contener la siguiente información: nombre completo, documento de identidad, teléfono fijo y celular, correo electrónico institucional y personal, dirección de la casa, que otros lugares frecuenta cuando sale de trabajar de manera recurrente como universidad, personas con quien vive y si

tienen ellas o las personas riesgos o enfermedades de morbilidad para COVID-19; está información será reservada.

• Se deberá registrar el estado de salud incluyendo la temperatura y síntomas de los clientes y proveedores.
• Se reitera la necesidad de difundir por los medios de comunicación existentes al interior de la Notaría las directrices impartidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
• Fortalecer la comunicación y el acompañamiento a los colaboradores que se encuentren en aislamiento preventivo, enviarles comunicación por el chat, llamarlos, indagar por su estado de salud, fomentar en ellos buenos hábitos de vida. Se debe diseñar una herramienta digital para llevar el

MEDIDAS DEL AREA DE SG-SST EN COORDINACIÓN CON LA ARL SURA.

• El responsable del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo, deberá con ARL identificar los peligros, evaluación y valoración de riesgos, incluyendo el riesgo biológico por contagio de coronavirus COVID-19 para identificar las actividades de mayor exposición, para determinar los
• Diseñar la lista de chequeo que esté acorde con la lista de chequeo publicada por el Ministerio de Salud y Protección Social para identificar los potenciales riesgos y los controles operacionales que hacen falta para mejorar el control de la operación.

• Mientras se coordina la reunión virtual que ya fue solicitada por la Notaría se continuarán cumpliendo todas las medidas y controles que se tienen desde principios del mes de
• Oficiar de nuevo a la ARL para coordinar con urgencia una cita de acompañamiento.

SST-P-29- PROTOCOLO TRABAJO REMOTO, A DISTANCIA O EN CASA:

• Con el fin de preservar la salud, se revisarán qué funciones de la Notaría pueden prestarse en casa.
• Los funcionarios que apliquen para trabajar remotamente en casa, deberán recibir capacitación para preparlos para dicho trabajo, fortaleciendo las herramientas tecnológicas.
• Diseñar los canales de comunicación permanente con los funcionarios, a través de correos electrónicos y demás herramientas que diseñará el área de Sistemas y Tecnología.
• Se deberá incentivar la capacitación virtual de todo el personal para que mejoren sus habilidades y competencias para los nuevos
• El responsable del Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en asocio con el área de Talento Humano y la Dirección General deberán identificar los colaboradores mayores de 60 años y aquellos que presenten morbilidades preexistentes que sean factores de riesgo para COVID-19, para que realicen trabajo

remoto, en caso de que no sea posible hacerlo por la función misma, se revisará cada caso en particular.

SST-P-30- PROTOCOLO PARA EL SERVICIO A DOMICILIO:

• El personal destinado a realizar servicios a domicilio deberá llevar tapabocas, guantes, alcohol glicerinado, paños para limpiar, mogafa, desinfectante y chaqueta
• Los elementos que lleve consigo deben estar desinfectados, ello incluye sus cosas personales (billetera, reloj, llaves, teléfono) y su morral o maletín debe estar limpio externa e
• Los domiciliarios deberán lavar la motocicleta todos los días antes de iniciar la jornada y al
• Deberán portar mientras estén en la motocicleta, la chaqueta

• Cada vez que realice un domicilio deberá desinfectar la manigetas de la

• El personal que vaya a realizar el servicio a domicilio si tuviere que llevar elementos o documentos debe asegurarse de recibirlos limpios y empacados en bolsas de papel, sobres de manila o bolsas con cierre (ziploc).
• Todo los documentos que lleve deberán ir en doble bolsa, cuando entregue deberá solicitarle a quien recibe que lo saque de la bolsa ziploc, previa desinfección y traerla de nuevo para la Notaría.

• Si va a recibir documentos, igualmente solicitar que sean empacados en doble

• Antes de usar la moto debe limpiarla, ello implica, las llaves, manilares, tanque, asiento y demás
• Al llegar al sitio de destino debe mantener siempre el distanciamiento

• Al entregar elementos o documentos debe asegurarse de entregarlos limpios

• Al recibir elementos o documentos debe asegurarse de que estén limpios y limpiarlos al momento de
• El personal de domicilios deberá llevar consigo sobres de manila y bolsas para empacar adecuada y limpiamente los elementos o documentos que
• Debe abstenerse de compartir

• Una vez terminado cada servicio a domicilio debe lavarse las manos o aplicarse alcohol glicerinado.
• Al llegar nuevamente a la notaría deberá limpiarse los zapatos y lavarse las manos; luego deberá seguir el protocolo de recepción de
• Los documentos solamente podrán ser entregados al responsable del Centro de Gestión Documental. Está prohibido entregar documentos o demás elementos a personal diferente.
• El domiciliario no podrá por el momento ingresar a las oficinas del segundo piso

SST-P-31- PROTOCOLO PARA LOS PERIODOS DE ALIMENTACIÓN:

• Antes de tomar los alimentos deberá lavarse las

• El tapabocas deberá retirarse siguiendo el protocolo (manos limpias, tomarlo de los extremos o resortes, depositarlo en una bolsa). Luego de retirado el tapabocas deberá lavarse las manos
• Cada uno deberá tener sus propios elementos para consumir sus alimentos los cuales no podrán compartirse, estos son: recipientes, platos, cubiertos, vasos,
• Cada uno deberá limpiar sus recipientes antes de ingresarlos a la

• Los alimentos solo podrán ser consumidos en las mesas destinadas para tal

• En la cocina se deberá mantener el distanciamiento

• En la mesa deberá mantenerse el distanciamiento social, por ello, si fuere necesario, se establecerán tiempos limitados por
• Si se calientan los alimentos en la parrilla o el horno microondas deberán limpiarse antes y después de usarlos por cada uno de los
• No podrán estar sentados en la mesa frente a frente, sino en zig –

• No se podrá conversar mientras estén sentados en la mesa toda vez que no tienen tapabocas pues están consumiendo los
• Una vez finalizado el consumo deberá limpiar la silla y la mesa. Los utensilios personales deberán lavarse y guardarse
• No está permitido dejar alimentos en las neveras ni en las

SST-P-32- PROTOCOLO PARA EL PROCESO DE AUTENTICACIONES:

• El usuario se sentará a dos metros del funcionario de

• El usuario deberá mantener puesto su tapabocas.

• El usuario limpiará su cédula con alcohol glicerinado y la entregará al funcionario de autenticaciones.
• El funcionario recibirá el documento a autenticar y realizará el proceso imponiendo los sellos respectivos.
• El documento será firmado digitalmente por el

• El usuario cancelará el servicio en la caja, procurando hacerlo con código QR Virtual o entregando exactamente el dinero en
• Una vez finalizado le entregará los documentos al usuario y procederá inmediatamente a limpiar sus manos con alcohol glicerinado y puesto de
• El funcionario lavará completamente sus manos cada

SST-P-33- PROTOCOLO PARA EL PROCESO DE DECLARACIONES EXTRAJUICIO:

• El usuario se sentará a dos metros del funcionario que recibirá la declaración.

• El usuario deberá mantener puesto su tapabocas.

• El usuario limpiará su cédula con alcohol glicerinado y la entregará al funcionario de declaraciones
• El funcionario recibirá la declaración.

• Una vez finalizado le entregará los documentos al usuario (cédula y declaración) y procederá inmediatamente a limpiar sus manos con alcohol glicerinado y puesto de trabajo.

• El funcionario lavará completamente sus manos cada

SST-P-34- PROTOCOLO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE ANEXOS ESCRITURACIÓN:

El proceso de escrituración está compuesto por varias etapas. Estas inician en la recepción de los documentos y finalizan con el ingreso al protocolo. Una de esas etapas es facturación, es allí donde se define el número que va a tener la escritura y ya debe tener todos los anexos que la complementan, en orden, y es por ello que es el momento indicado para digitalizar los anexos.

Procedimiento es el siguiente:

1. Después de numerar la escritura, ordenar los anexos de acuerdo a la lectura de la escritura para digitalizarlos. Como es común que se tengan diferentes anexos y que en algún momento se requieran solo algunos, la digitalización se hará por separado, es decir, un archivo PDF por anexo. Esto va a permitir facilitar tanto el proceso de digitalización como el de la búsqueda de un anexo específico.
2. Se va a destinar una carpeta matriz en el servidor, en la cual se van a almacenar los archivos digitales y los documentos en general de las Asistentes de Escrituración. Esta carpeta se denominará “storagen3m” y se va a sincronizar con el servicio de almacenamiento de Google One, para garantizar el respaldo y disponibilidad de la información.
3. Los archivos PDF, al digitalizarlos, se almacenan en una carpeta específica, estos se deben mover a la subcarpeta en \ \storagen3m\anexos\númeroAño y llevará el nombre de

la escritura, de este modo, cuando se soliciten anexos de una escritura, basta con ir la carpeta deseada y seleccionar el anexo que se necesita.

4. El nombre de los anexos debe ir todo en minúscula e iniciar con el número de la escritura, luego el nombre del anexo. Para separar las palabras se usará el carácter guion
5. Los anexos solo van a estar disponibles para Protocolo y el Área de Digitalización y Gestión Documental. Cuando se requiera un anexo debe ser solicitado al área encargada, esta a su vez, selecciona el anexo en cuestión y le asigna una marca en forma de con el sello digital que diga “solo para uso interno”.

Cuando la escritura es autorizada por el notario, esta pasa a protocolo para sacarle las copias correspondientes, en esta etapa se sigue el siguiente procedimiento.

1. Antes de entrar a Protocolo, debe pasar por Gestión Documental y Digitalización para escanear la escritura original y almacenarla como un solo archivo PDF en

\ \storagen3m\escrituras\númeroAño.

2. El nombre del archivo con la escritura debe tener 5 dígitos que representan el número de la escritura, se deben completar los dígitos con ceros
3. Con la escritura digitalizada, la persona encargada de protocolo puede acceder a la carpeta \ \storagen3m\anexos\númeroAño imprimir en papel de seguridad para copias lo

que serían las copias destinadas para rentas, registro y el usuario. De este modo, cada vez que se necesite una copia de escritura, solo se debe buscar e imprimirla en papel de seguridad para copias o papel convencional en caso de ser copia simple.

Mientras se esté implementando la radicación remota, solo se obtiene una copia en papel de seguridad para copias, y de digitaliza para enviarla a rentas y registro anexando las certificaciones u otro elemento que identifique el destino de la copia en cuestión. La copia que queda impresa se deja a disposición del área de gestión documental y digitalización por si el usuario la desea recoger.

4. Para el caso de las escrituras que se les hace anotaciones, como cancelaciones de hipoteca y poderes, se deben digitalizar nuevamente después de la anotación y remplazar el archivo anterior.

SST-P-35- PROTOCOLO PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO:

CIRCULAR 031/2020 REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

• La inscripción en el registro de nacimiento que no se pueda efectuar dentro del mes siguiente a la fecha de nacimiento, en virtud de las circunstancias de emergencia, se podrá hacer de manera extemporánea, una vez se supere la
• Establece los trámites en línea, para solicitar la copia de los registros civiles de nacimiento al correo electrónico r egistroenlinea@registraduria.gov.co . Estará a cargo de

la Dirección Nacional de Registro Civil.

• Sobre la cédula de ciudadanía: Cuando cumple los 18 años y no haya realizado el trámite de expedición de este documento, durante la emergencia de salubridad pública, se podrá identificar con la tarjeta de identidad o con el comprobante de documento en trámite hasta que se supere dicha

• Los trámites de duplicado de cédula y tarjeta de identidad durante la emergencia, se podrán realizar vía internet, mediante la herramienta PSE desde la página de la Registraduría.

CIRCULAR 037/2020 CONJUNTA REGISTRADURÍA Y SUPERINTENDENCIA

• Las inscripciones podrán hacerse en las notarías autorizadas para la función registral, de acuerdo a los turnos establecidos por la
• No se imprimirán las huellas plantares del inscrito menor de 7 años, ni se utilizarán equipos biométricos
• Respecto a las defunciones, si por el aislamiento preventivo obligatorio no puede hacerse dentro de los dos (2) días siguientes, no se considera extemporáneo y no es necesario orden del Inspector de Policía.

CIRCULAR 041/2020 CONJUNTA REGISTRADURÍA Y SUPERINTENDENCIA

• Los artículos 44 y 45 de la C.P. consagran como derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, la vida, la integridad física, la salud y la seguridad social, siendo obligación del Estado asistirlos y protegerlos para garantizar el ejercicio pleno de sus
• El artículo 45 del Decreto 1260 de 1970 señala quiénes pueden actuar como declarantes del nacimiento.

• La inscripción en el registro civil de nacimiento, que se hagan durante la emergencia sanitaria por el COVID-19, cuyo documento antecedente sea el Certificado de Nacido Vivo debidamente diligenciado, se realizará de la siguiente manera:
  1. Declarante del nacimiento: están en el deber de denunciar el nacimiento y serán los únicos que podrán solicitar su registro:
• El padre debidamente identificado

• La madre debidamente identificada

• Los demás ascendientes debidamente identificados

• Los parientes mayores más próximos debidamente identificados

• El director o administrador de la institución de salud en que haya ocurrido el

• La persona que haya recogido al recién nacido abandonado debidamente

• El propio interesado mayor de diez y ocho años debidamente

• E Defensor de Familia, el Comisario de Familia (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia), el Inspector de Policía (cuando en el lugar no haya ni Defensor, ni Comisario de Familia), de acuerdo a lo establecido en el artículo 82, numeral 19 de la Ley 1098 de
  • No podrá declarar el nacimiento, otra persona diferente o quien estando en la lista no está debidamente identificado.

2. Lugar de inscripción del nacimiento:

• La inscripción se podrá hacer en las notarías autorizadas de acuerdo a los turnos establecidos por la Superintendencia de Notariado y

3. Plazo para la inscripción del nacimiento:

• Se podrá después del mes de nacido, cuando no haya sido posible por la emergencia sanitaria, siendo el documento antecedente el certificado de nacido

4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento:

• El certificado de nacido vivo debidamente diligenciado por el médico, enfermero, auxiliar de enfermería o en promotores de salud que se encuentren debidamente capacitados e inscritos en las Direcciones de Salud y que atienda el hecho

5. Supresión temporal del requisito de comparecencia del menor a la oficina registral para realizar la inscripción en el Registro Civil:

• Las inscripciones que se hagan durante la emergencia sanitaria no deberá comparecer el niño o la niña a la oficina registral, tampoco se tomaran las huellas plantares del inscrito menor de un año, ni las impresiones dactilares del inscrito de un año en adelante y hasta los siete años, ni se utilizarán los equipos biométricos.
• Se requiere llevar documento original de la madre (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, pasaporte, permiso especial de permanencia o documento de identidad venezolano en los casos de madre venezolana) y fotocopia legible (ambas caras) del mismo, que deberá coincidir con la información del certificado de nacido
• Sobre la cédula de ciudadanía: Cuando cumple los 18 años y no haya realizado el trámite de expedición de este documento, durante la emergencia de salubridad pública, se podrá identificar con la tarjeta de identidad o con el comprobante de documento en trámite hasta que se supere dicha medida. (Circular 031 de 2020).

Procedimiento para la inscripción en el registro civil cuyo documento antecedente en la sentencia de adopción:

• Recibida la sentencia, se atenderá de manera inmediata.

• En el campo antecedente se anotará únicamente “documento auténtico”.

• El nuevo serial no tendrá nota de recíproca referencia (artículo 75 Ley 1098 de 2006)

• Ambas oficinas, la del registro de nacimiento y la de la inscripción de la sentencia de adopción, deberán en el Libro de Varios todos los datos de la providencia judicial de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2158 de
• El primer registro civil de nacimiento no será remplazado, se anulará en el Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) a fin de que se pueda realizar la segunda inscripción, en la cual se asignará un nuevo
• Se debe enviar copia de la sentencia de adopción al correo

c amonsalve@registraduria.gov.co , con el fin de anular el primer registro de nacimiento

en el Sistema de Información de Registro Civil (SIRC).

CIRCULAR CONJUNTA 042/2020 SUPERINTENDENCIA Y REGISTRADURÍA

• Establece el acceso de consulta al aplicativo Registro Único de Afiliados a la Protección Social – Módulo de Nacimientos y Defunciones RUAF ND
• El artículo 49 del Decreto 1260/1970 señala que el nacimiento se acreditará mediante el certificado del médico o enfermera que haya asistido a la madre en el
• El artículo 76 del Decreto 1260/70, señala que la defunción mediante certificado médico, expedido bajo juramento, que se entiende prestado por el solo hecho de la

• Decreto Único Reglamentario 780/2016 (artículos 5º y 6º), señaló el Certificado Médico tanto para el nacimiento como la defunción.
• El Ministerio de Salud y Protección Social, desarrolló el Registro Único de Afiliados – RUAF- que permite la gestión en tiempo real de las certificaciones en medios magnéticos.
• A partir del 01 de enero de 1998, se exige el certificado de nacido vivo o el certificado de defunción.
• Con el fin de que los notarios puedan realizar la verificación y validación de los certificados de nacido vivo y defunción en el RUAF ND, que presentarán los usuarios como documento antecedente para la inscripción, el Ministerio de Salud creará usuarios de consulta asociados al ROL (Registro Civil del módulo nacimientos y defunciones).
• El usuario de consulta debe ser autorizado por la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación -TIC del Ministerio de Salud y Protección Social que administra el aplicativo RUAF-
• Los datos que contienen los certificados de nacido vivo y defunción son datos personales y algunos de estos están clasificados como datos sensibles, por tanto, el acceso de consulta a los certificados de nacido vivo y defunción que brinda el Ministerio de Salud y Protección Social, es habilitado exclusivamente para la verificación de los certificados en las inscripciones de registro civil, siendo responsabilidad de cada funcionario garantizar su correcto uso en las labores para las que fue

• Si se requiere cambiar de funcionario al que le fue asignado el usuario de consulta a RUAF ND, el Notario deberá informar sobre el cambio al correo

c amonsalve@registraduria.gov.co y los datos con la información de la persona que

realizará la consulta al aplicativo RUAF- ND para la creación del nuevo usuario.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES REGISTRADURÍA NACIONAL DE ESTADO CIVIL

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato Semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como por ejemplo el dato financiero.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato Sensible: aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

LEY 1581 DE 2012 (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES)

Tratamiento de Datos Sensibles: (artículo 6º) Prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto, entre otros, cuando el titular haya dado autorización explícita dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO:

• Para preservar la salud del recién nacido, la normatividad expuesta suprimió la toma de huellas
• No es necesario llevar al recién nacido a la

• Lo requisitos que se exigirán para realizar la inscripción son: certificado de nacido vivo y documentos de identidad en
• Una vez recibidos los documentos por el solicitante, se escanearán en archivos PDF como lo ha sugerido el Área de Sistemas y Tecnología, para evitar la circulación de
• Se realiza la inscripción en el sistema, se realiza un pantallazo para ser revisado digitalmente antes de ser impreso.

• Se imprime y se toma la firma del Declarante quien deberá tener su propio lapicero en la medida de los posible; en caso de que no tenga, deberá prestársele un lapicero desinfectado.
• El funcionario de Registro Civil que realice la inscripción deberá desinfectarse las manos tan pronto termine el proceso.
• Una vez firmado por el declarante, pasará a revisión y firma del

• Autorizado el registro civil de nacimiento se expedirán las copias de acuerdo al Protocolo correspondiente.
• Es importante recordar la distancia social de 2

SST-P-36- PROTOCOLO EXPEDICIÓN DE COPIAS DE REGISTRO CIVIL:

1. Recepción de la solicitud:

1. La solicitud puede llegar presencial, por teléfono, correo electrónico o a través de la Oficina Virtual, en todos los casos se debe solicitar la información necesaria para la expedición y proteger la seguridad de la misma: Número de serial, o tomo y folio, nombre completo del inscrito, destino de la copia (para qué trámite se solicita), número de identificación y nombre completo el solicitante, parentesco del solicitante con el inscrito, forma de pago, la cantidad de copias que necesita y el medio de entrega de las copias, este sería físico o a través del correo electrónico.
2. Se debe informar al usuario el costo que tiene el trámite, dando una explicación asertiva de los

1. Se le informa al usuario que debe estar pendiente de una próxima comunicación para finalizar los detalles del trámite, ya sea que se encontró y se acuerda el envío del recibo de pago o para informar si se presenta alguna dificultad con la expedición de la
2. Todo el proceso se hará digitalmente con el fin de evitar el contacto personal y con el papel y así eliminar los riesgos de

2. Expedición de la copia:

1. Hacer la búsqueda del registro

1. Contactar al usuario por correo electrónico o por teléfono para finalizar los detalles del trámite.
2. En el momento sacar la copia pueden pasar dos cosas:

1. El registro está en libros antiguos y se necesita sacar la copia, en este caso se debe intentar digitalizar desde el libro para almacenar el archivo, de no ser posible se saca la fotocopia
2. El registro se encuentra digitalizado, pero se consulta el libro para verificar que no existan anotación, para determinar si se imprime o se digitaliza nuevamente el

1. Autenticar la copia en PARCAS, este procedimiento sigue haciendo normalmente, sin embargo, para la firma del notario pueden pasar dos cosas:

1. El registro se entrega de manera física, en este caso el notario firma normalmente la copia del
2. El registro se envía por correo electrónico: en este caso, el registro es digitalizado y se le impone la firma digital y se envía por correo electrónico.

3. Firma digital:

1. Después de digitalizar le registro, que se haría en la carpeta Dropbox\Firma_Digital, se solicita al notario que imponga la firma. Cuando el notario impone la firma, se genera un nuevo archivo firmado que se debe almacenar en Dropbox\Firma_Digital\firmado.
2. Después del envío del registro, que lo hace Melba desde el correo

r egistrocivilnotaria3@gmail.com, quedan dos registros almacenados, uno en

Dropbox\Firma_Digital que se debe mover a la carpeta Dropbox\Firma_Digital\hecho y otro en Dropbox\Firma_Digital\firmado que se mueve a la carpeta Dropbox\Firma_Digital\firmado\ enviado, esto con el fin de que Dropbox\Firma_Digital y Dropbox\Firma_Digital\firmado queden despejados.

4. Control del pago de firmas

Con el propósito de llevar un control en los pagos de las firmas digitales impuestas, se deben hacer las siguientes actividades:

9. Después enviar el registro, normalmente la persona encargada de hacer los envíos se debe diligenciar el formulario h ttps://forms.gle/FiEvDT3Fr6uEwung9. El

formulario está compuesto por los campos:

1. Diligenciar un formulario con cada copia de registro civil que se envíe con firma
2. Introduzca el número de serial o tomo y

• Nombre del

1. Cantidad

1. Valor

67. Después de imponer la firma digital, normalmente quien impone la firma digital, se debe diligenciar el formulario h ttps://forms.gle/zTp5qPtw9vc7ZwC67. El

formulario está compuesto por los campos:

1. Funcionario que solicita la

1. Documentos firmados. (Se puede elegir uno o varios)

• Cantidad de firmas

La información recolectada en los formularios llega a una hoja de cálculo, en la cual se puede verificar la cantidad de copias enviadas con la cantidad de copias de registro registradas en caja.

SST-P-37- PROTOCOLO PARA LA GESTION DOCUMENTAL Y DIGITALIZACIÓN:

Con el propósito de disminuir, dentro de la notaría, el tránsito de papel y paquetes que llegan desde el exterior, el Área de Gestión Documental y Digitalización se va a encargar de recibir todos los documentos y paquetes destinados a la notaría, incluyendo paquetes e insumos para el uso interno. Además, a través de esta misma área, se va gestionar los documentos y paquetes que serán enviados a otras empresas.

La persona encargada de la recepción de los documentos y paquetes deben contar con los elementos de protección personal según el protocolo de bioseguridad (guantes, monogafa, tapabocas, chaqueta antifluidos).

1. Todos los documentos que reciba empacados o no, deberán

2. Tan pronto los desinfecte deberá digitalizarlos y enviarlos al funcionario correspondiente y luego ubicarlos en la estantería dispuesta como transición y desinfección.
3. La estantería debe estar debidamente señalizada por áreas misionales y de apoyo, donde se observen los tiempos de
4. Según los estudios de la OMS, el virus puede durar horas en papel y un día en cartón.

5. El responsable deberá esperar el tiempo necesario antes de remitir los documentos al área respectiva.
6. Para los elementos que lleguen desde el exterior:

1. Los paquetes se deben registrar en el sistema de información destinado para ello, marcarlo con el número de radicado y almacenarlo en la estantería depuesta para ello durante 24 horas, antes de ser manipulado por el

1. Los insumos quedarán bajo el control de gestión documental, esta área manejará el inventario de los insumos manteniendo informada al área de comprar cuando la existencia de los insumos llegue al tope mínimo. Los insumos serán entregados a los funcionarios de manera controlada, llevando un registro de las entregas a cada funcionario.
2. Los documentos, una vez recibidos se les genera un radicado y se digitalizan en formato PDF, posteriormente se almacenan en la carpeta

\ \storagen3m\correspondencia\númeroAño. El nombre del archivo debe ser el

número del radicado que genera el sistema de información. El documento se marca con el radicado y se almacena en el archivador correspondiente. El destinatario del documento, solo puede consultar el documento digital, sin embargo, en caso de que sea estrictamente necesario el documento original, este solo se podrá manipular 5 horas después de estar archivado.

7. Los documentos y paquetes para enviar a diferentes empresas:

1. Todas las encomiendas deben se minuciosamente coordinadas entre el remitente y el área de gestión documental, ya que es esta última quien entrega al mensajero, interno o externo, los elementos que se deben
2. El responsable del área debe esperar 24 horas para entregarlo con el fin de garantizar el proceso de desinfección del papel y el cartón.
3. El remitente de la encomienda debe entregar el elemento en gestión documental para registrar la salida y generar un número de envío. Este procedimiento debe ser

por cada elemento, depositado en un sobre, que se vaya a enviar. El sobre quedará marcado con el número del envío.

1. El remitente informar a mensajería sobre las diligencias necesarias y entregar los números de envíos para que el mensajero los reclame en gestión documental. En el instante que el mensajero reclama el elemento, ya tiene conocimiento sobre todos los detalles asociados a cada envío.

SST-P-38- PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CONTABLES:

En este documento se encuentran descritas las políticas que la Notaría Tercera diseñará para realizar el control de los riesgos, especialmente biológicos, presentes en la manipulación física de los documentos contables; y las estrategias y protocolos necesarios para el manejo de las condiciones de riesgo que se presentan relacionadas con la bioseguridad, pero enfocados al tema de los documentos y archivos contables.

MARCO LEGAL DEL ARCHIVO Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES

Si bien es cierto, que en el protocolo de bioseguridad la Notaría Tercera debe minimizar los riesgos de manipulación física de los documentos contables, primero debe cumplir la siguiente normatividad legal para el manejo de los documentos contables:

• Como norma reglamentaria de la Ley 1314 de 2009, el Decreto único reglamentario 2420 de 2015 compila todos los decretos que contienen los marcos técnicos normativos contables a seguir para la preparación de la información financiera de las entidades de los grupos 1, 2 y 3; sin embargo, las Normas Internacionales de Información Financiera no se ocupan de los aspectos relacionados con los libros de contabilidad.
• Orientación del CTCP (Concepto 1057 de 2017), siguen vigentes los artículos 123, 124, 125, 126, 127, 128, 133, 134 y 135 del Decreto 2649 de 1993. De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993, todos los hechos económicos deben ser documentados a través de soportes, las partidas que estén registradas en los libros deben ser respaldadas con comprobantes, y los libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se garantice su autenticidad e integridad, puesto que estos sirven como base para la elaboración de los estados financieros (estos deben guardar concordancia con la información estipulada en los soportes y comprobantes). Adicionalmente, el artículo 134 de este decreto menciona que las empresas deben conservar de forma organizada los libros de contabilidad, las actas, los comprobantes, los soportes y toda la correspondencia que se relacione con la administración y operación del ente económico.
• De acuerdo al artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012, los libros pueden llevarse de forma manual o electrónica teniendo en cuenta lo siguiente: cuando se lleven de forma manual se debe tener cuidado en no

alterar las fechas u orden de los asientos registrados, no dejar espacios que den pie a modificaciones, intercalaciones o adiciones de texto a los asientos, no hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos, no borrar o tachar en parte de los asientos y tampoco arrancar las hojas alterando el orden de las mismas; y cuando se lleven por vía electrónica igualmente se debe tener cuidado en no alterar los registros, valores y archivos.

• El Código de Comercio establece lo siguiente en materia de libros de contabilidad y de comercio:

ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES – MEDIOS PARA EL

ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO>. Para los efectos

legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los

que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

ARTÍCULO 50. <CONTABILIDAD – REQUISITOS>. La contabilidad

solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA – PARTE DE

LA CONTABILIDAD>. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

ARTÍCULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>. El comerciante

conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

ARTÍCULO 56. <LIBROS – HOJAS REMOVIBLES – OBLIGATORIEDAD DE

NUMERAR>. <Artículo modificado por el artículo 173 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan

conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a Ia reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada Ia inalterabilidad, Ia integridad y seguridad de Ia información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con Ia reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES

CONTABLES – REPRODUCCIÓN EXACTA>. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD PARA LA MANIPULACION DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS CONTABLES.

Teniendo en cuenta que la normatividad legal en materia de conservación de los libros y papeles contables en la actualidad no es flexible, es obligatorio la conservación mínima por 10 años, sin embargo, con el propósito de minimizar los riesgos biológicos se pueden utilizar medios electrónicos como la digitalización, uso de guantes, tapabocas y demás medidas sanitarias.

Es por eso, que lo que se propone en este protocolo en conjunto con las medidas sanitarias, es manejar una Política de Gestión Documental, el cual debe ser un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Notaría Tercera, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Esta debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.

Con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la Notaría a ser más eficiente administrativamente con la Política de Gestión Documental, se debe contemplar el cambio cultural; revisando y rediseñando los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos tales como: optimizar, racionalizar,

simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección documental digital.

Para ello se propone a nivel general la siguiente política:

• Planeación de actividades para cumplir con las normas de

• Producción o ingreso de

• Gestión y Trámite para mantener trazabilidad.

• Organización para clasificación, ordenación, depuración, descripción y almacenamiento de los documentos
• Transferencias y cambios de responsables de los

• Disposición de los documentos según la decisión de conservación.

• Preservación a largo plazo y prevención.

• Valoración y disposición final de los

La digitalización es un proceso que coadyuva a la eficiencia administrativa, en la medida en que aporta valor probatorio a los documentos digitalizados, siempre y cuando el proceso cumpla con el uso y aplicación de normas y estándares previamente adoptados por los organismos competentes, de tal manera que se garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos digitalizados.

Para ello se debe documentar todos los procedimientos, actividades y tareas que involucran el antes, durante y después, de todo el proceso, tales como los siguientes:

• Documentar las condiciones mínimas para garantizar que la imagen obtenida es auténtica, integra y fiable durante su ciclo de
• Documentar las condiciones mínimas para garantizar que la imagen obtenida cuenta con una estructura física y lógica.
• Establecer y documentar los roles y responsabilidades de aquellos que participan en el proceso de digitalización.
• Establecer y documentar la administración de las imágenes a través de herramientas informáticas.
• Establecer y documentar las reglas, la administración y demás componentes de las herramientas informáticas usadas en la administración de las imágenes.

Según lo mencionado en los párrafos anteriores, es importante señalar que aunque la digitalización cumpla con todos los requisitos técnicos, no necesariamente implica la eliminación o destrucción de documentos y a su vez la eliminación o destrucción de documentos.

SST-P-39- PROTOCOLO PARA ELTRABAJO DE FORMA PRESENCIAL:

• Debe continuarse con la capacitación en la forma de transmisión del COVID-19 y las maneras de prevenirlo, siguiendo los lineamientos dados por el Ministerio de Salud y Protección Social. Esta capacitación deberá hacerse una vez a la semana por espacio de media hora y se levantará acta digital y el registro de

• Para la capacitación se pueden entregar digitalmente toda la infografía y el material que tiene el Ministerio de Salud en su página web, ya que es la autoridad competente para orientar y
• En las capacitaciones debe orientarse a los colaboradores en los siguientes temas:
  • Información general relacionada con los lugares de la Notaría donde puede haber riesgo de exposición: el primer piso, en la zona donde se atienden los usuarios, la caja y el centro de Gestión Documental donde se reciben los documentos, es la de mayor exposición. Es importante que los usuarios guarden la distancia social de 2 metros y no se acerquen a los vidrios ni los toquen, pues en esta superficie el virus

dura hasta 4 días, debiendo tener sumo cuidado en la limpieza y desinfección en caso de que llegare a tocarlo. Para ello, se realizarán avisos informativos y preventivos que sumados a los que existen puedan educar al usuario y prevenirlo de no tocar las superficies ni los vidrios.

• Factores de riesgo del hogar y la comunidad: Es importante socializar muy bien los Protocolos de salida de la Notaría, transporte y llegada a la casa para minimizar el riesgo de
• Factores de riesgo individuales: Es importante expresar la importancia del distanciamiento social entre colaboradores con la prohibición de intercambiar elementos de
• Signos y síntomas: La importancia de conocerlo para evitar

• Importancia del reporte de las condiciones de salud: fortalecer la importancia al inicio y al final de la jornada
• Conozcan el Protocolo de actuación frente a los síntomas.

• Aprendan el Protocolo de etiqueta respiratoria: cubrirse la nariz al toser o estornudar con el antebrazo o con un pañuelo de papel desechable y deshacerse de él inmediatamente en las bolsas correspondientes o en la papelera del baño, lavarse las manos y abstenerse de tocarse la boca, la nariz y los

• Se debe buscar acompañamiento de la ARL por el responsable del SG-SST para atender las necesidades de salud mental de todos los colaboradores incluidos lo que tengan trabajo en casa y estén en aislamiento
• Fomentar hábitos de vida saludable como la hidratación frecuente, las pausas activas y la disminución del consumo de cigarrillo como medidas de prevención. Los Colaboradores que tengan consumo de cigarrillo deberán informarlo para que ingresen a un programa de rehabilitación y así cuidar la salud y la de los demás. Para la hidratación frecuente, la Notaría cuenta en cada piso con dispensador de agua con filtro y frente a las pausas activas tiene la orientación y el tiempo desde hace mucho
• Establecer los horarios para las pausas activas y la frecuencia, de acuerdo a lo que ya tiene establecido el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. No es necesario retirarse los elementos de protección personal como el tapabocas y se debe guardar la distancia social de 2 metros. Al finalizar las pausas activas deben lavarse las manos antes de regresar a la realización de las actividades

• Es indispensable que los colaboradores eviten tocar elementos que no sean necesarios y deben mantener desinfectados los casilleros, llaves y demás.
• Se debe recordar la presentación personal, evitando aretes, pulseras, anillos, relojes, manillas y demás elementos que puedan ser vectores de
• Promover las capacitaciones virtuales con las herramientas tecnológicas para evitar el contacto físico, en todo caso las capacitaciones o reuniones presenciales deberán hacerse por área o equipos de trabajo para garantizar el distanciamiento social de 2

SST-P-40- PROTOCOLO PARA LAS ALTERNATIVAS DE ORGANIZACIÓN LABORAL:

• Se revisará la prestación del servicio público notarial, de tal manera que las medidas que se tomen no lo
• Se establecerán esquemas de trabajo para disminuir el riesgo de

• El personal de servicio de los contratistas como fotocopiadoras, impresoras, y demás prestadores, solamente podrán ingresar a la Notaría entre siete y media y ocho de la mañana, de tal manera que no hayan usuarios, quienes deben llevar todos los elementos de protección personal.
• Se revisarán los horarios laborales para que no se aglomeren al ingreso y salida, estableciendo horarios flexibles en la medida de lo posible para evitar congestiones en el transporte masivo para aquellos Colaboradores que lo
• Fomentar en los Colaboradores medios de transporte alternativos a los

• Realizar capacitación virtual de todos los Colaboradores que están en casa para que cuando se reintegren tengan aprendido el presente Protocolo de Bioseguridad. Se debe dejar el

SST-P-41- PROTOCOLO PARA LA REVISIÓN MEDIDAS LOCATIVAS:

• Si bien es cierto la Notaría desde el mes de febrero comenzó con las reformas locativas para prevenir la pandemia, como está registrada en las evidencias por el responsable del SG-SST, es necesario realizar una auditoría para revisar qué hace falta para dar aplicación a la nueva normatividad del Ministerio de Salud y Protección
• Revisar en las áreas comunes y zonas de trabajo, existan suficientes puntos de aseo para el lavado frecuente de manos, las que deberán ser acordes a las áreas de trabajo y el número de colaboradores según las recomendaciones dadas por las autoridades de
• Revisar la compra y ubicación de casilleros para que guarden los elementos personales y en especial la ropa en bolsa cuando llegan de la
• Ubicar los puestos de desinfección por área de trabajo, evaluar si es mejor que cada Colaborador tenga su desinfectante o hacerlo en puntos
• Revisar la ventilación de las instalaciones, de tal manera que se garantice la circulación del aire, evitando el uso de aires acondicionados y ventiladores. Tomar medidas para favorecer la circulación y recambio de aire en espacios cerrados o con escasa ventilación, y realizar el mantenimiento de los equipos y sistemas de ventilación.
• Garantizar la existencia de agua, jabón líquido y toallas desechables en los baños o zonas de lavado de El Colaborador que observe que se acabó alguno de estos elementos

por la importancia para la salud, está en el deber de informar la persona responsable del suministro para que supla la necesidad.

• Disponer de canecas con tapa para la disposición final de los elementos de bioseguridad utilizados por los colaboradores que sean de un solo uso o
• En el primer piso se destinará una zona de transición para el ingreso de los Colaboradores, de tal manera que puedan lavarse las manos, desinfectarse y guardar en sus casilleros sus elementos en
• Disponer que las áreas de trabajo estén despejadas de elementos ajenos a la

SST-P-42- PROTOCOLO PARA HERRAMIENTAS DE TRABAJO Y ELEMENTOS DE DOTACIÓN:

• Todos los Colaboradores sin excepción deberán desinfectar todas las herramientas de trabajo varias veces al día, al inicio, cada 2 horas y al finalizar la jornada laboral.
• Los domiciliarios deben mantener la motocicleta permanentemente desinfectada, incluyendo los maletines donde llevan los documentos
• Todos los elementos que puedan guardarse en los casilleros deberán hacerlo desinfectados.
• El responsable del Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo deberá revisar y actualizar en caso de ser necesario todos los procedimientos de higiene, seguridad y pausas activas por parte del

SST-P-43- PROTOCOLO PARA LA INTERACCIÓN CON TERCEROS (PROVEEDORES, CLIENTES, ALIADOS, ETC.)

• Es necesario identificar todos los terceros o partes interesadas en el Sistema de Gestión de Calidad, definir los tiempos y frecuencia de interacción, para establecer las fechas y horarios.
• Todos los proveedores y contratistas sin excepción deberán enviar digitalmente y de manera mensual el pago de la seguridad social
• Siempre deberá usarse los elementos de protección personal (EPP) como tapabocas, gafas, monogafas,
• Realizar el protocolo de lavado de manos después de la interacción y mantener la distancia social de 2
• Establecer un lugar para la reunión con los externos de tal manera que se proteja la zona interior de trabajo, se pueda tener protección con vidrio o la distancia de 2 metros, siguiendo el protocolo de etiqueta
• Se dispondrá de un acceso diferente para recibir los insumos diferente al lugar donde ingresa la persona de trabajo y los
• Todos los clientes del área de Escrituración, deberán contar con cita previa y haber aprobado la minuta de manera virtual, de tal manera que permanezcan el menor tiempo posible en la Notaría.
• En el caso de los usuarios que no tienen cita y necesitan orientación, deben establecer un tiempo límite de asesoría presencial de 15 minutos, ofreciendo la posibilidad de asesoría virtual y telefónica para proteger la salud del usuario y la de los

• En el caso de registro civil, ofrecer el envío de las copias con firma digital al correo electrónico con el fin de evitar aglomeraciones al ingreso de la Notaría
• Todo el personal debe estar muy atento a los tiempos de servicios, de tal manera que puedan solicitar apoyo para que el usuario sea atendido lo más pronto posible de una manera
• En la caja o punto de pago, como es uno de los lugares con mayor riesgo, se debe estar atento para que el usuario guarde la distancia social de 2 metros, la que debe estar debidamente señalizada en el piso; asimismo evitar que toque el vidrio de protección con cualquier parte del cuerpo, y solicitar en la medida de lo posible que los pagos los realice con tarjeta débito, con PSE, código QR Virtual o transferencias para evitar el contacto y traslado de billetes.
• En caso de que el usuario tenga efectivo procurar que sea

• Procurar que utilice su propio

SST-P-44- PROTOCOLO PARA SALIR LA VIVIENDA:

Los funcionarios de la Notaría Tercera que usan el transporte masivo como el Metro deberán cumplir las siguientes recomendaciones:

• Salir de la vivienda con el tapabocas puesto, las gafas de protección, guantes desechables y la chaqueta con capucha
• Las mujeres deberán salir con el cabello

• No deben portar manillas, relojes, anillos, aretes, pulseras para evitar que el virus se quede en dicho
• Mientras llega al lugar de acceso del tren, caminar guardando el distanciamiento social.
• Por ningún motivo durante el trayecto deberán tocarse la

o Al llegar al puesto de acceso o estación deberá estar alejado de las demás personas, cuidando que sus pertenencias no rocen o toquen ninguna superficie.

• Durante el transporte deberán ubicarse en las señales de pies que tiene dispuesto el Metro.
• Guardar silencio durante el

• Al llegar a la Notaría, deberá quitarse los guantes desechables y depositarlos en la bolsa destinada para los elementos de protección desechables o de un solo uso y lavarse las manos antes de quitarse las gafas de protección.
• Después debe seguir el Protocolo de llegada a la Notaría.

• En la medida de lo posible, se sugiere que si vienen en el Metro sea de pie para que la parte inferior de la ropa no se contamine con las
• Igualmente se recomendará a los funcionarios usar otros medios de transporte en la medida de las
• Los colaboradores que viajan en motocicleta, deberán desinfectar las maniguetas y el tanque y el sillín antes de
• En los semáforos o paradas evitar que se acerque cualquier

• Llevar puesto los elementos de protección.

• Los colaboradores que viajan en taxi deberán desinfectar la manija de la puerta antes de abrirla o pedirle al conductor que la abra por
• Al interior del taxi, evitar tocar poner las manos sobre la silla o tocar las partes de la puerta. Viajar con el vidrio abierto de manera que se garantice la circulación del aire son arriesgar la
• Evitar que el conductor hable y evitar hablar. Se recomienda que le digan al conductor el lugar de destino antes de montarse y le pide de una vez que por favor no hable mientras el

o Verificar que el conductor tenga puesto su tapabocas, sino lo tiene no deben subirse al taxi.

• Procure antes de salir de la Notaria llevar el dinero exacto de la

• Evitar colocar el bolso o las pertenencias en la silla del taxi, se recomienda que lo lleven sobre los
• Dar las gracias al taxista una vez descienda del taxi y esté a una distancia de 2 metros.
• Estas medidas aplican también para quienes se transporten en bus o integrado, garantizando la distancia
• Los que viajan en carro particular, deberán desinfectar las partes internas del carro antes de subirse.

SST-P-45- PROTOCOLO AL LLEGAR A LA VIVIENDA:

• Al momento de salir de la Notaría los funcionarios deberán lavarse las manos y ponerse las gafas, guantes desechables y la chaqueta con capucha antifluidos para protegerse.
• Por ningún motivo durante el trayecto deberán tocarse la

• Al llegar a la vivienda deberán retirarse antes de entrar, los guantes y depositarlos en una bolsa dispuesta para eso, luego las gafas, chaqueta y la guardarán con cuidado en una bolsa donde depositarán la ropa para lavar. Se deben retirar los zapatos a la entrada y lavar la suela con agua y jabón o aplicarle
• Inmediatamente ingresen deben sin tocar nada, lavarse las manos de acuerdo con el protocolo de lavada de manos del Ministerio de Salud y Protección Social, retirarse la ropa y depositarla en la bolsa para lavar. Luego lavarse las manos
• Se darán un baño completo, las mujeres incluido el cabello con abundante agua y jabón para eliminar cualquier rastro de virus que puedan
• Con sumo cuidado lavarán con agua caliente y jabón de manera separada sin juntarla con otra ropa, el uniforme, la chaqueta y el tapabocas si es lavable. Evitar sacudir la ropa antes de lavarla para evitar que rastros de virus puedan quedar en el
• Deben desinfectar bolso, morral, gafas y demás elementos que utilicen con jabón y

• Mantener la distancia social con el resto de personas de la familia, en especial si conviven con personas que tengan factores de riesgo para COVID-19.
• Antes de tener contacto con los demás integrantes de la familia cerciorarse que esté bañado y cambiado.

• Destinar un lugar de la casa para zona de desinfección, donde pondrán los elementos al llegar, para después del baño y cambio de ropa proceder a su limpieza y desinfección.
• Los que llegan en motocicleta o carro particular, recordar la desinfección de las partes del automotor que tienen permanente
• La casa debe estar permanentemente ventilada, pues el virus según la OMS dura hasta 3 horas en el
• En la casa desinfectar áreas, superficies y objetos de manera

• Si en la casa hay alguna persona con síntomas de gripa, todos deben tener

SST-P-46- PROTOCOLO PARA COLABORADORES QUE VIVEN CON PERSONAS DE ALTO RIESGO PARA COVID-19

De conformidad con lo señalado por el Ministerio de Salud y Protección Social, las personas de alto riesgo son las siguientes:

• Personas mayores de 60 años

• Personas con enfermedades preexistentes de alto riesgo para COVID-19:

• Diabetes

• Enfermedad Cardiovascular

• Hipertensión Arterial – HTA
• Accidente cerebro vascular – ACV

• VIH

• Cáncer

• Uso de corticoides o inmunosupresores

• Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica – EPOC

• Mal nutrición (obesidad y desnutrición)

• Fumadores
• Personal de servicios de

En la convivencia se deben extremar las medidas de precaución, tales como:

• Mantener la distancia social de 2

• Utilizar tapabocas en casa, especialmente al encontrarse en el mismo espacio de la casa, al cocinar y servir la
• Aumentar la ventilación del

• Si es posible asignar un baño y cuarto para esa persona, sino es posible, se debe aumentar la ventilación, limpieza y desinfección de todos los lugares de la
• Lavarse frecuentemente las manos según el protocolo de lavada de

• Limpiar y desinfectar todos los objetos que tengan contacto permanente como manijas, pasamanos, puertas, ventanas, interruptores de la luz, closet, roperos, muebles,
• Lavar dos veces por semana sábanas y

• Utilizar guantes si va a manipular su ropa, evitar

SST-P-47- PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE SITUACIONES DE RIESGO POR PARTE DE LA NOTARIA.

• En caso de que algún Colaborador tenga algún síntoma de alarma o haya sido diagnosticado con COVID-19, deberá comunicarlo de inmediato a la Dirección General por el medio más rápido, quien deberá guardar la reserva
• La Dirección General o su delegado revisará todos los días el control digital de los registros que diariamente hacen los funcionarios sobre su situación de salud, para tener conocimiento de la alerta temprana de síntomas.
• Mantener una comunicación fluida para que reporten cualquier síntoma o sospecha de manera
• Solicitar información al Colaborador acerca de su cerco epidemiológico, para ello se realizará una matriz con los lugares que frecuentan los colaboradores para tener claridad de la información de manera rápida.
• Identificar el área de trabajo del colaborador contagiado o con sospecha, para aislar el área y solicitar a los funcionarios que tengan aislamiento preventivo en casa mientras se confirma la sospecha o no del compañero de trabajo o se practican pruebas de diagnóstico para COVID-19. Mientras se confirma o se descartan deberán tener tapabocas N95 tanto en el lugar de trabajo como en la
• El área de talento humano deberá con la debida prudencia coordinar con la EPS para que realicen el apoyo y seguimiento para prevenir el COVID-19, solicitando pruebas de testeo o diagnóstico
• Una vez se comercialicen las pruebas de diagnóstico, se realizarán pruebas aleatorias de testeo que sirvan de prevención y detección

• El colaborador debe informar a las líneas de atención de las EPS para que inicie el protocolo estipulado por el Ministerio de Salud y Protección
• Si el colaborador antes de salir de la casa siente algún síntoma respiratorio deberá informar a la Coordinación o a la Dirección General para que se quede en casa en aislamiento preventivo.

SST-P-48- PROTOCOLO PARA EL CASO DE PRESENTAR UN COLABORADOR SÍNTOMAS COMPATIBLES CON COVID-19:}

Si un colaborador presenta fiebre, tos, dificultad para respirar, se cumplirá lo siguiente:

• El Colaborador comunicará inmediatamente a la Dirección General la situación.

• Debe usar el tapabocas de manera adecuada y deberá ubicarse en una zona de aislamiento que será en el segundo piso, en la zona destinada para el área jurídica.
• Deberá informar las personas con las que ha tenido contacto estrecho, es decir, a menos de 2 metros por más de 15 minutos con un caso confirmado de COVID-19
• El Área de Talento Humano deberá reportar el caso a la EPS y la Secretaría de Salud, teléfonos que deberán mantenerse
• Será la EPS quien recomiende llevarlo a la casa o a un centro hospitalario en caso de presentar dificultad para respirar, dolor en el pecho o
• Si está en la casa y presenta síntomas deberá avisar a la Dirección General y a la EPS y quedarse allí hasta esperar instrucciones mientras los síntomas no se
• El Colaborador deberá reportar el cambio de su condición de salud en

• De todas maneras y en caso de duda, si el Colaborador presenta algún síntoma respiratorio se quedará en la casa de manera preventiva sin que esos días sean descontados de su

SST-P-49- PROTOCOLO PARA EL PLAN DE COMUNICACIONES:

• Se intensificarán todos los canales de comunicación que actualmente existen en la Notaría, para estar permanentemente informando sobre aspectos importantes de la situación actual a causa del COVID-19, tales como: WhatsApp institucional, chat interno, correo electrónico.
• Se activará de nuevo el boletín semanal NOTA3 con el fin de mantener a nuestros colaboradores, usuarios, clientes, proveedores para divulgar la información pertinente sobre la emergencia sanitaria a causa del COVID-19, las normas de las autoridades y los protocolos y demás medidas preventivas tomadas por la Notaría Tercera de Medellín.
• Se incrementará la comunicación en la página web y se publicará información relevante en el blog institucional, donde se divulgará el Protocolo de Bioseguridad y las medidas tomadas por el Gobierno Nacional a través de la Resolución 000666 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y Protección
• Brindar mensajes de manera continua a través del chat que es el medio de publicación masiva más rápido y efectivo, para comunicar temas de autocuidado y las pausas activas para desinfección. El Área de Sistemas y Tecnología diseñará una alerta o alarma que se programará a las horas en que deban hacerse las pausas activas y la desinfección.

• Establecer mecanismos de información al usuario como se ha venido haciendo: presencial a través de los avisos dispuestos en los diferentes lugares de la Notaría y en los videos que se proyectan en los televisores ubicados en el primer y segundo piso. Para los usuarios que no estén en las instalaciones se establecerán mecanismos de información oportunos, claros y concisos, a través de redes sociales, carteleras, afiches o cualquier otro medio de difusión sobre las medidas de prevención y atención.
• Se diseñará una presentación que sustituirá la existente sobre el sistema de gestión de calidad, de tal manera que como protector de pantalla se divulgue permanente información importante para la prevención y el cuidado del COVID-19. Igualmente se deben publicar las infografías del Ministerio de Salud y Protección Social no solo en las pantallas de los computadores sino en el chat como se ha venido haciendo y en los televisores dispuestos en la Notaría.
• Realizar charlas con grupos de 5 personas, guardando la distancia social, por áreas de trabajo, donde se actualicen las medidas de prevención y protección. Igualmente replicarlas de manera virtual, para lo cual se grabará o se hará un video institucional para compartir con los colaboradores que estén en aislamiento preventivo o trabajo en casa.

11 CONTROL DE CAMBIOS

Versi ón	Fecha	Descripción del cambio realizado	Realizado por (Nombre – Cargo)	Aprobado por (Nombre – Cargo)
0	27 abril 2020	Emisión Documento	Paola A. Vargas Góez Directora General	Luis David Echeverri Duque Representante Legal Notario Tercero de Medellín
			Plutarco A. García V. Responsable del SG SST